Che cosa è EndNote?                         (questione di primaria importanza, ma forse non di primaria urgenza nella lettura)

A che serve EndNote?                        (ciò vale anche per programmi simili)

1. creare e gestire uno o più archivi[1], non necessariamente -ma privilegiatamente sì- bibliografici  (ad es. può essere usato anche per un archivio generico di oggetti, indirizzi, un glossario, un prontuario, un catalogo di erbe o -di fotografie, di DVD...): con dati anche derivati -donwloaded- da cataloghi e banche dati esterni
2. cercare nel proprio database, perché comunque ha potenti (rapide) capacità di stoccaggio e di ricerca su grosse moli di dati, (cerca anche dentro i file dei documenti allegati ai record)
3. cercare in cataloghi di biblioteche remoti e vari database online
4. interagire con la videoscrittura : scrittura di un articolo, o libro, e predisposizione di tutto il corredo bibliografico nel corso del testo e in fine.
   Tutte le citazioni bibliografiche, brevi o lunghe, nel corpo del testo o in nota e in bibliografia finale saranno automaticamente generate da EndNote in interazione con programmi come MS-Word e OpenOffice Writer, e potranno venire alterate, ossia presentate diversamente scegliendo un altro stile di citazione, senza modificare in alcun modo né i richiami inseriti nel testo né i dati  di EndNote.
   Un utente più esperto può pensare di creare anche un commento ad un testo, o a più, tutto in EndNote scrivendolo in uno o più dei capientissimi campi e rimandando ogni volta agli estremi bibliografici puntuali del testo commentato.

quando non serve EndNote?

1. se si vuole una struttura veramente flessibile dell'archivio : ad es. stampe ed ordinamenti molto personalizzati; creare nuove maschere di immissione dati o modificare quelle esistenti andando oltre il semplice cambiare nome ai campi e decidere quali usare e quali no, ma invece ad es. decidere della posizione e degli attributi dei campi.
   (Mancano varie funzioni che servono a chi è desideroso di libertà e potenza in catalogazione, magari con abitudini bibliotecarie, costui infatti non troverà: sottocampi, rinvii fra voci, accortezze per opere in più volumi, distinzione fra pubblicazione ed esemplare, valori di default da precaricare nei record ...)
   E' d'altra parte vero che è questa la più comune sistemazione fra i prodotti software analoghi: perché dà più solidità nel maneggio dei database, perché la struttura resta e aggiornare, trasformare il prodotto o convertire i dati verso un altro software è più sicuro e spedito che se si avesse a che fare con database dalla struttura decisamente personalizzata.
   Ciò detto EndNote è ben più flessibile di altri programmi molto diffusi perché permette, ad esempio, di manipolare i dati con potenti funzioni di correzioni trasversali, per altro verso di mettere le mani sugli stili di citazione creandone anche dal nulla, di creare e modificare filtri di conversione dei dati per importarli (anche quando reperiti e scaricati online), senza dovere mettere le mani su programmi in codice o su file XML.
2. quando si richiedono calcoli, statistiche, grafici o si vogliono gestire immagini. Per calcoli, statistiche, ed un utilizzo tabellare dei dati etc. si possono comunque facilmente esportare i dati verso un foglio di calcolo (spreadsheet) 
3. quando l'archivio cui si mira deve essere basato su relazioni fra record: ad es. persone-gruppi di consumatori e prodotti
   questo come altri prodotti consimili ha una struttura verticale monodimensionale: detta "Flat", fatta di:
   file | record | campi con attributi
   La relazione fra record ed autore si riduce all'indicizzazione del contenuto del campo autore (che può anche venire riflesso in una lista -in EndNote a solo scopo di cattura in scrittura e ricerca), ma in ogni caso non esiste un record per l'autore in cui registrare altre informazioni (date, professione, indirizzo, sede di lavoro, forme varianti del nome ...) come invece dovrebbe avvenire nel caso di una relazione fra potenzialmente pari, ad es. di prodotti e clienti: la ditta X di Vicenza e la vernice Y rossa prodotta a L'Aquila sono acquirente e prodotto con varie transazioni e dati propri.
   Ed anche qui va detto che questa è la struttura comune a tutti i programmi di questa categoria
4. (a mio personale avviso) se si vuole disporre di un linguaggio di ricerca degno di tal nome, capace di fare uso anche di espressioni logiche complesse
5. se si vuole lavorare in rete (locale o no) di più utenti su archivi comuni, altrimenti che con EndNoteWeb
6. se si vuole pubblicare in Internet un archivio interrogabile, altrimenti che con EndNoteWeb
7. quando si ha bisogno di un software con un linguaggio con cui costruire output, ordinamenti articolati con funzioni potenti di logica condizionale (un linguaggio è limitatamente presente nel disegno degli stili)

Dopodiché, a parità di genere con programmi simili (chiamati BFS-bibliography formatting software, bibliography manager, personal citation manager...), vari altri possono essere i parametri da considerare per affinare la scelta (si veda ad esempio una illustrazione dei punti cruciali per la valutazione) .

Per i requisiti di sistema si rimanda alla documentazione disponibile presso: http://endnote.com/en/requirements

Dietro EndNote, per quanto riguarda i tipi di documento e i loro campi (Carattere, quantità, nome, uso ...), non ci sono standard né regole. E' una concezione dell'universo documentario a senso, si spera "buono", ma non è difficile ritrovarsi disillusi davanti alla pretesa intuitività[2] . Tutto qui è in funzione dell'output e lì gli standards ci sono: e sono ca 4500 stili di citazione. Così come sono migliaia i cataloghi e i database da cui si possono prelevare ed importare record. Questi record hanno svariate sintassi, ancorché riconducibili ad alcune grandi famiglie, ma anche altre blasonate famiglie MARC (USMARC, UNIMARC, MARC21 e i tanti dialetti nazionali del MARC) hanno le loro differenze con cui dovere fare i conti.

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