Si vuole produrre un indice dell'intero database o di parte di esso o di un database formato con record provenienti da diversi database. L'indice, ad es. di keywords o di autori, farà riferimento ai record attraverso il (coincidendo col) numero che i record hanno nell'output (reference number): si deve arrivare a sovrapporre numero di record nell’archivio e numero di citazione/reference nella lista.

Si tenga presente che il numero di record nel database ha certe caratteristiche, ad es.: ammette duplicati, è diverso, fisicamente e logicamente, dal numero dei record nelle liste di output (reference number), puo’ non essere un mero numero.

1. creare un database vuoto, es. BOX
2. aprire il database in cui si trovano i record da trattare e ripulire i "Marked records": "Select" -> Clear marked ...
3. Cercare ed enucleare il set che interessa, se più di un database è implicato: ripetere i passi 3-6, se è implicato un solo database passare da qui a 8
4. Selezionare il set, evidenziandolo: Ctrl-A, col cursore sulla lista
5. Marcare tutto questo set: Ctrl-M
6. Copiare questo set in BOX (vedi 1): "Database" -> Copy marked ... (scelta del file)
7. Spostarsi in BOX: tutti i record selezionati sono lì, hanno i loro numeri di record originali, con eventuali duplicati inclusi (possibilissimo se si è attinto a più database)
8. Ordinare questo database nello stesso ordine che si vorrà imporre alla lista finale in output: "Sort" ...
9. Rinumerare il database: "Database" -> Renumber ... renumber all records by ... ora nello stesso ordine -appena fissato- che si vorrà imporre alla lista finale, fissando partenza a 1 e incremento a 1 se così si preferisce
10. Si stampa la lista con numero di reference davanti alle descrizioni dei record
11. Si stampano gli indici indicando:
    - Subject bibliography -> Reference list: Subject terms only
    - Subject bibliography -> Include: List of record numbers.