SUBITO: il servizio di fornitura documenti delle biblioteche tedesche 

SUBITO è il primo servizio di fornitura documenti via internet, promosso dal Ministero tedesco per l'Educazione la Ricerca (BMBF), ad essere nato in Germania con l'obiettivo primario di creare, grazie alla cooperazione di un consorzio selezionato di biblioteche, un servizio di document delivery centralizzato su scala nazionale capace di rendersi competitivo rispetto ad analoghi servizi via rete attivi da anni soprattutto in ambito anglosassone e oggi illimitatamente accessibili via web ad un pubblico sempre più vasto ed esigente. 
Attraverso il sito web del progetto l'utente può liberamente accedere, tramite un'unica interfaccia di ricerca semplice e funzionale, ad un efficace servizio di interrogazione bibliografica (in grado di abbracciare l'intero patrimonio bibliografico delle biblioteche tedesche già in rete attraverso cataloghi locali e consorziali) capace di allacciarsi senza soluzione di continuità ad un comodo servizio di document delivery progettato per gestire l'ordinazione online e la spedizione diretta della letteratura specializzata presso l'indirizzo di lavoro o di residenza dell'utente stesso. 
L'obiettivo fondamentale del progetto è stato quello di stimolare in primo luogo, come condizione necessaria per la creazione di un servizio competitivo, la realizzazione di un'accellerazione sostanziale nei tempi di fornitura dei materiali bibliografici nell'ottica del just in place just in time, imponendo alle biblioteche partecipanti al progetto una rigidissima osservanza dei tempi di spedizione dei materiali. 
A questa accellerazione nei tempi di fornitura si è accompagnata l'esigenza di creare un modello organizzativo capace di superare sia le limitazioni d'uso relative alla dipendenza dell'utente da una biblioteca o altra istituzione pubblica in qualità di filtro per il recupero dell'informazione o di garante per il recupero fisico del documento, sia le limitazioni relative alla copertura delle collezioni implicite in una gestione dei servizi su piano consorziale dipendente dalla gestione locale dei Länder, modello su cui si è basata e si basa tuttora la gestione del sistema bibliotecario tedesco e di conseguenza la stessa organizzazione del servizio di fornitura documenti. 
L'utente finale è stato identificato con chiarezza fin dalla primissima fase di elaborazione teorica del progetto in un utente tout court, un lettore non più dunque condizionato dall'appartenenza ad una categoria ristretta del mondo accademico e scientifico (docenti, studenti, studiosi) o professionale (bibliotecari) ma un utente virtuale inteso nel significato più esteso del termine, immaginato attraverso una nuova ottica, largamente influenzata dalle esperienze dell'e-commerce su grande scala e in primo luogo dalle esperienze delle grandi compagnie commerciali di vendita online proprio di materiali librari. "Amazon docet", il modello di base è stato imitato, assorbito e rielaborato: un sito web, una banca dati sempre liberamente accessibile alla ricerca e direttamente connessa -solo quando necessario- a un formulario per l'ordinazione, un servizio di help online attivo sia via FAQs che via posta elettronica, un servizio continuo di alerting sullo stato degli ordini che coinvolge il cliente rendendolo direttamente partecipe di tutte le tappe del procedimento di fornitura. Dai modelli dell''e-commerce SUBITO eredita l'idea di trasformare l'homepage del servizio in una sorta di grande iperbiblioteca a scaffale aperto e a ingresso libero, in una "vetrina" infinita in cui l'aspetto commerciale, il momento dell'acquisto è intenzionalmente presentato come facoltativo rispetto alla celebrazione del momento informativo sulla natura e disponibilità dei materiali, rispetto alla celebrazione del browsing tra gli scaffali. 
Un modello di questo tipo implica ovviamente un fortissimo impulso verso un'apertura di tipo internazionale, impulso attualmente ancora solo parzialmente realizzato ma in costante evoluzione (la fornitura di monografie all'estero in regime di prestito interbibliotecario è attualmente accettata solo da alcune biblioteche) in cui la realizzazione di un efficace servizio a livello nazionale non costituisce certamente un obiettivo finale ma solo un primo banco di prova verso un totale superamento delle barriere geografiche e non solo geografiche. L'utente di questo tipo di servizio non è più limitato nelle proprie scelte dalla propria dislocazione ma nemmeno dalle politiche di prestito interbibliotecario adottate dalla propria biblioteca di riferimento che possono essere nell'occorrenza, se e quando necessario, superate. L'estensione della rete e la celebrata natura user-friendly del web regalano a questo nuovo modello di lettore un'autonomia un tempo impensabile ma anche una libertà complessa che deve essere messo in grado di gestire, che proprio la biblioteca ha il compito di insegnare a gestire, adeguandosi ad una ineluttabile evoluzione di ruolo: in questo modello di servizio la biblioteca, in qualità di fornitore di materiali, è sicuramente lo strumento finale responsabile della parte conclusiva del procedimento ma non più necessariamente il suo punto di partenza dato che nelle sue prime fasi (ricerca bibliografica, selezione del documento, scelta del fornitore, ordine) questo può anche essere gestito dall'utente in modo del tutto indipendente, purché esso sia in grado di capirne i meccanismi e utilizzarli con efficacia. Quanto questa nuova interpretazione del concetto di utente finale sia destinata nel tempo a coinvolgere la figura professionale stessa del bibliotecario, trasformandone il ruolo da esecutore delle procedure a responsabile dell'istruzione all'esecuzione delle procedure, è stato sentito con una consapevolezza precisa dalla stessa direzione organizzativa del servizio che ha svolto per più di un anno nella sede centrale di Berlino un calendario continuo di seminari destinati ai bibliotecari tedeschi, finalizzati alla conoscenza del servizio e all'apprendimento delle nozioni fondamentali relative alle tecniche di ricerca ed ordinazione. 
L'obiettivo di internazionalizzazione del target dei servizi si è inoltre realizzato nel corso del 2002 in una vistosa estensione sul sito web di SUBITO del numero delle lingue in cui vengono offerte le informazioni circa il suo funzionamento con l'inserimento di traduzioni complete delle pagine oltre che in inglese anche in italiano, francese, spagnolo, portoghese, giapponese, russo, e con la pubblicazione del tutorial  informativo di base in formato pdf oltre che in lingua tedesca anche in inglese, francese, russo, giapponese e (parzialmente) in cinese. Dopo la partecipazione di SUBITO alle ultime due conferenze annuali della American Library Association è anche in corso di studio un'estensione del servizio al pubblico americano. 

SUBITO nasce come progetto pilota sperimentale nel Novembre del 1997, sostenuto dal Ministero per l'Educazione e la Ricerca con un finanziamento iniziale in vista di una sua successiva autogestione. La prima fase pilota, preceduta da una attenta analisi teorica del contesto di sviluppo del progetto, si prefigge il compito di iniziare la sperimentazione del servizio prevalentemente su scala nazionale e su un ristretto tipo di materiali (la fornitura di articoli dalle riviste inserite nel catalogo tedesco dei periodici) con lo scopo di testare le possibilità di successo dell'iniziativa e verificare in concreto il tipo di risposte fornite dalle stesse biblioteche aderenti. Non esistendo più in Germania un catalogo unificato delle monografie dopo la chiusura del Deutsches Bibliotheksinstitut incaricato della sua gestione è semplice capire come la sperimentazione di un progetto di fornitura documenti di portata nazionale potesse più facilmente partire agendo su un tipo di materiali come i periodici ancora catalogati a livello centralizzato. 
Alla prima fase progettuale pilota fa riscontro due anni più tardi la costituzione di un gruppo di lavoro autonomo, indipendente dalla gestione dei Länder e destinato a sfociare nella costituzione di una vera e propria  Arbeitsgemeinschaft: nel Dicembre del 1999 le quattro biblioteche fondatrici dell'iniziativa (ZBW Kiel, SuUB Bremen, UB Braunschweig, TIB Hannover) firmano l'atto costitutivo ufficiale della SUBITOArbeitsgemeinschaft facendo assumere al progetto iniziale la forma di una collaborazione cooperativa facente capo a una direzione centrale con sede presso la TIB di Hannover e a una sede amministrativa con sede a Berlino. Con l'atto costitutivo ufficiale il progetto assume la sua struttura definitiva, una struttura senza dubbio centralizzata ma priva di chiusure circolari, capace di svilupparsi per segmenti, dunque continuamente aperta verso l'esterno: la direzione di SUBITO organizza il servizio, imposta il modello e le sue regole di funzionamento, gestisce la parte informatica, filtra le informazioni e controlla il "cervello" del meccanismo lasciando alle singole biblioteche piena autonomia riguardo l'organizzazione della parte concreta delle operazioni, la fornitura dei documenti, la gestione del personale locale incaricato e, in un primo momento e fino a tutto il 2001, anche riguardo la gestione degli aspetti amministrativo/contabili. 
L'aspetto della gestione amministrativa dei servizi è quello che nel corso del 2002 ha subito l'evoluzione più sostanziale verso una sempre maggiore adesione alle esigenze di praticità ed economia richieste dall'utenza: se in un primo tempo la fase pilota del progetto prevedeva una gestione del tutto decentrata degli aspetti amministrativi e l'utente privato o la biblioteca si trovava in concreto ad avere a che fare con fatture provenienti da biblioteche diverse e da saldarsi attraverso trasferimenti bancari distinti con notevole lievitazione dei prezzi, oggi la maggioranza delle biblioteche aderiscono ad un nuovo progetto di Zentralregulierung (ZR) che consente all'utente di ricevere una fattura unica intestata a SUBITO, riassuntiva per un determinato lasso di tempo di tutti i servizi espletati dalle biblioteche utilizzate e da saldarsi con un unico trasferimento diretto sul conto corrente centrale della società, con un consistente abbassamento della tariffa della commissione bancaria particolarmente vantaggioso sia per l'utente privato che per una biblioteca che si trovi a gestire costanti movimenti di prestito e fornitura documenti con tutte le relative pratiche di pagamento e archiviazione. 
L'adesione a questo nuovo progetto di centralizzazione delle pratiche amministrative resta comunque per ora del tutto libera così come l'adesione da parte delle biblioteche al tipo di pacchetto servizi offerto: qualsiasi biblioteca tedesca può richiedere di entrare a far parte del circuito anche solo offrendosi di partecipare ad una sola parte dei servizi offerti, in base alla propria disponibilità di personale o al proprio regolamento interno e alla propria gestione amministrativa, purché in grado di garantire, organizzandosi autonomamente, lo svolgimento del servizio secondo i punti prefissati dal modello. 

L'elaborazione teorica del progetto è stata documentata in dettaglio da una serie di testi a cura del Deutsches Bibliotheksinstitut che ricostruiscono le tappe del progetto stesso dalle sue fasi iniziali alla sua veste attuale e ne analizzano i dettagli tecnici. I primi due documenti in ordine cronologico, stilati nel 1997, identificano gli obiettivi fondamentali e i principi di sviluppo di quella che viene individuata come la prima fase del progetto (SUBITO1), cioè la fase di sperimentazione del servizio a livello di fornitura di documenti non restituibili, vale a dire riproduzioni parziali da periodici a stampa facenti parte del catalogo dei periodici posseduti dalle biblioteche tedesche. Le documentazioni relative all'anno 1999 riassumono invece gli obiettivi di partenza della fase denominata SUBITO3, cioè della fase di estensione del servizio dalla sola fornitura di articoli/estratti alla fornitura di documenti monografici in regime di prestito nazionale e successivamente internazionale, e forniscono una rielaborazione teorica complessiva della storia di SUBITO dalle sue origini agli attuali risultati e future prospettive. 

Il primo nodo fondamentale da superare per l'attuazione del progetto è stato inizialmente costituito dalla necessità di integrare un nuovo modello centralizzato di fornitura documenti con i precedenti modelli già gestiti con successo a livello regionale, inventando un nuovo equilibrio tra passato e futuro. 
In Germania i problemi della frammentazione del sistema bibliotecario nazionale e della chiusura del Deutsches Bibliotheksinstitut, accompagnati dall'assenza di un catalogo unico nazionale e dalle difficoltà di integrazione del post-riunificazione, hanno naturalmente condizionato per molto tempo anche la gestione del servizio di document delivery, determinando nell'era di internet la moltiplicazione di numerosi, per altro efficientissimi, servizi consorziali di fornitura documenti a gestione per lo più regionale, in gran parte corrispondenti ai principali cataloghi federali e operanti direttamente dalla fase di ricerca bibliografica. Tra questi modelli ricordiamo il servizio online di fornitura articoli Jason, quello del Gemeinsamer Bibliotheksverbund (GBV), il Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ), il servizio del Bayerischer Bibliotheksverbund (BVB) e non ultimo, perché modello ispiratore principale di SUBITO nonché parzialmente gestito dallo stesso staff dirigenziale, quello del Deutsches Bibliotheksinstitut, il DBI-Link, il primo modello centralizzato di fornitura documenti a superare lo scoglio dei problemi riguardanti il prestito librario internazionale di documenti restituibili senza mediazione di una biblioteca in funzione di filtro. Per anni il DBI-Link ha consentito infatti, prima della nascita di SUBITO, agli studenti delle Università straniere di accedere anche al servizio di prestito librario internazionale dietro semplice spedizione di un documento comprovante l'iscrizione regolare presso una Università europea. 
La frammentazione del contesto di riferimento e la necessità di recuperare questi importanti modelli preesistenti valorizzandone le esperienze e rendendole adattabili con successo agli obiettivi primari del nuovo programma (la rapidità dei rifornimenti, l'apertura verso l'estero, l'identificazione dell'utente finale in un utente non più caratterizzato dall'appartenenza ad un gruppo specifico, l'applicazione delle più moderne tecnologie di trasmissione dei documenti via rete) ha determinato la nascita di una struttura organizzativa che, pur centralizzata, ha scelto di svilupparsi adeguandosi alla frammentazione del contesto invece di forzarla in un'improbabile obiettivo di unità a tutti i costi, accettando in toto le incognite di un patrimonio genetico inguaribilmente composito. Queste incognite si esprimono inevitabilmente in una sorta di schizofrenia strutturale del modello riscontrabile già a livello di accesso al sistema: SUBITO infatti è attualmente ancora raggiungibile via web sia attraverso il proprio sistema di accesso centralizzato che attraverso i cataloghi online o i siti web dei servizi consorziali in esso confluiti e attualmente non si è ancora prospettata, e sembra essere al momento persino secondaria, una vera integrazione delle procedure di log-in che consenta all'utente registrato come utente di un servizio consorziale regionale di accedere anche a SUBITO con un'unica password e mediante un'unica procedura di registrazione, indipendentemente dal sistema di accesso momentaneamente utilizzato. A differenza dell'altro grande modello di riferimento europeo per una gestione centralizzata via rete del servizio di docdelivery, il British Library Document Supply Centre, SUBITO propone un modello di coordinamento strutturalmente estremamente elastico e intenzionalmente non "invadente", all'interno del quale continua ad essere possibile la sopravvivenza di sistemi alternativi locali e all'interno del quale continua ad essere garantita l'autonomia di scelta delle singole biblioteche. 
La selezione delle biblioteche partecipanti al circuito avviene infatti in base ad un auto-selezione di tipo qualitativo. Ogni biblioteca disponibile a partecipare al progetto deve rispondere ad alcuni requisiti di base necessari per l'ammissione alla lista delle biblioteche fornitrici: deve essere in grado di offrire attraverso il proprio personale interno l'effettuazione di un servizio di tipo normale in un massimo di tre giorni lavorativi e di un servizio di tipo urgente in un unico giorno di tempo dal momento dell'ordine, deve adeguarsi ad un tariffario fisso e deve essere nelle condizioni di fornire i documenti anche via mezzi elettronici qualora richiesto dall'utente. Questa selezione di tipo esclusivamente qualitativo e l'autonomia di scelta garantita alle singole biblioteche indipendentemente dal consorzio regionale di appartenenza, determinano ovviamente una inevitabile incongruenza tra la copertura dei dati bibliografici dei cataloghi accessibili attraverso l'interfaccia di ricerca e l'effettiva disponibilità dei documenti via SUBITO. La schizofrenia strutturale del modello si ripercuote necessariamente sul rapporto tra ricerca bibliografica e reperibilità dei materiali. Tutto quello che l'utente trova cercando a catalogo attraverso l'interfaccia di ricerca accessibile dalla homepage principale di SUBITO non corrisponde a quello che l'utente può effettivamente richiedere in prestito o in fotocopia attraverso il servizio. Questa incongruenza può essere disorientante per l'utente alle prime armi anche se l'interfaccia attiva da gennaio 2001 ha comunque reso possibile risalire in modo molto semplice ad una verifica immediata delle condizioni di disponibilità del documento attraverso il servizio, nonché alle condizioni di fornitura-pagamento-fatturazione della biblioteca a cui l'utente sceglie di inoltrare l'ordine. Superato questo disorientamento iniziale si può anzi osservare come la permanenza a catalogo dei dati bibliografici di documenti che possono essere presenti anche unicamente in biblioteche non aderenti al servizio (il sistema è comunque connesso alla banca dati completa dei recapiti delle biblioteche tedesche per cui dalla localizzazione del documento si accede ugualmente alla scheda informativa sulla biblioteca anche quando questa non partecipa a SUBITO) amplifichi in un certo senso le possibilità di uso del servizio stesso che, data la semplicità e unicità dell'interfaccia di ricerca a catalogo, può essere utilizzato con successo anche da utenti non esperti in alternativa ai metaopac regionali e soprattutto in alternativa alla eterogeneità di presentazione dei risultati del famoso, e finora insuperato per copertura geografica, metaopac di Karlsruhe, quando occorra concentrarsi "solo" (e questo avverbio è quanto mai inappropriato relativamente alle collezioni tedesche) sul posseduto della Germania. In questo senso SUBITO, pur rendendo tuttora possibile la ricerca ristretta anche solo ai principali cataloghi regionali aderenti, può anche sostituire per funzione e copertura geografica l'uso di in un vero opac nazionale centralizzato presentando i risultati all'utente in una forma facilmente leggibile e almeno esteriormente unitaria.
L'estrema elasticità strutturale del modello rende comunque SUBITO una sorta di entità ibrida alla continua ricerca di un difficile equilibrio tra centralizzazione e decentramento, la cui identità sembra geneticamente (e intenzionalmente) refrattaria ad assumere una forma chiusa e definitiva. In un panorama frammentario come quello del mondo delle biblioteche tedesche, condizionato dall'ottica autonomista dei Länder, sembra però che questo ibridismo, questa natura composita, articolata, estremamente adattabile del modello, lungi dal costituire in realtà un vero handicap o una contraddizione intimamente destabilizzante, rappresenti al contrario piuttosto una sfida da imitare e una soluzione vincente, forse l'unica possibile, per superare le resistenze autonomiste delle gestioni federali e dare una direzione comune a energie altrimenti disperse. 

Chiunque può utilizzare SUBITO via internet sia dalla homepage del servizio che direttamente attraverso l'interrogazione dei principali metaopacs tedeschi. Il sito web del progetto, dotato da gennaio 2001 di una homepage inglese e di una nuova, semplificata, interfaccia di ricerca, è organizzato in modo semplice e funzionale. Nel menu iniziale la voce "Recherchieren und bestellen" richiama la pagina di log-in dalla quale è possibile registrare il proprio profilo utente oppure accedere al sistema come "ospiti". Numerose biblioteche aderenti consentono inoltre non solo la ricerca ma anche l'ordinazione via SUBITO per gli utenti occasionali anche accedendo solo come ospiti senza registrazione.
Il modulo di registrazione è articolato in tre fasi. Dapprima avviene la registrazione dei dati personali dell'utente con l'inserimento del nome del privato/istituzione che effettua l'ordine, dell'indirizzo postale completo del destinatario, dell'indirizzo di e-mail, e infine della dichiarazione di appartenenza ad uno dei gruppi utenti previsti dal tariffario del servizio. SUBITO distingue in base alla tipologia degli utilizzatori vari gruppi di utenti rispettivamente abbinati a diversi tariffari. Dal Gennaio 2001 la distinzione dei gruppi utenti non dipende più dalla ubicazione geografica di chi utilizza SUBITO ma unicamente dalla tipologia dell'utilizzatore. Ciò ha implicato una notevole riduzione dei prezzi per il servizio verso l'estero per gli utenti non "commerciali" (tra cui studenti, studiosi e biblioteche statali o universitarie) con una equiparazione del tariffario internazionale per i paesi europei a quello in vigore in Germania e fissato a livello nazionale, riduzione dei prezzi che insieme alla nuova Zentralregulierung, ha reso naturalmente il servizio fortemente competitivo a livello internazionale. Inoltre nel 2002 è stato inaugurato un nuovo Library Service a tariffe agevolate per l'ordinazione di materiali non restituibili (copie di articoli e saggi), dedicato in specifico alle biblioteche finanziate da fondi pubblici. 
Nella fase successiva della registrazione si compilano i formulari relativi alle modalità di spedizione, pagamento e fatturazione. Per l'ordinazione di estratti da riviste o monografie l'utente può scegliere tra diverse modalità di spedizione, via e-mail (il documento viene spedito come attachment al messaggio di posta elettronica in formato multipage tiff o pdf), mediante FTP attivo (la biblioteca fornitrice scarica il documento sul server del destinatario), mediante FTP passivo (la biblioteca fornitrice scarica il documento sul proprio server e spedisce a questo proposito via e-mail un avviso all'utente), via posta tradizionale, via fax, oppure tramite ritiro di persona presso la biblioteca fornitrice. Inoltre c'è possibilità di evidenziare in fase d'ordine mediante un segno di spunta se si desidera che quando il documento non è disponibile via mezzi elettronici venga in alternativa comunque inviato per posta tradizionale. 
L'utente inoltre viene continuamente aggiornato via e-mail sullo stato dei propri ordini mediante una serie di Statusmeldungen convenzionali in lingua inglese (accepted, will supply, shipped, not accepted, unfilled, delivery failed) che lo informano in tempo reale sulla situazione relativa alla fornitura di ogni singolo documento. Da Gennaio 2001 la nuova interfaccia di interrogazione consente inoltre di recuperare attraverso un nuovo servizio di tracking, ereditato dal mondo dell'e-commerce, il profilo completo dei propri ordini evasi ed ancora in corso. Accedendo al tracking dei propri ordini è anche possibile da ogni singolo documento collegarsi direttamente all'indirizzo di posta elettronica della biblioteca fornitrice e utilizzare un sistema di messaggistica preimpostato per comunicare con il fornitore in caso si riscontrino problemi o errori. Sempre in fase di registrazione (ma ogni opzione inserita nel formulario di registrazione può sempre essere modificata a livello di singolo ordine) l'utente può scegliere tra la possibilità di ricevere una fattura singola per ogni documento oppure optare per una fatturazione complessiva, particolarmente consigliabile quando sono enti o biblioteche ad effettuare gli ordini e per gli utilizzatori costanti del servizio. I documenti vengono spediti unitamente ad una bolla di accompagnamento a cui fa seguito per posta raccomandata la fattura oppure unitamente alla fattura stessa se richiesto dall'utente. Attualmente è possibile richiedere anche l'invio delle fatture per posta elettronica. Le spese del servizio devono essere attualmente saldate attraverso versamento bancario da effettuarsi sul conto corrente della biblioteca fornitrice indicato in fattura oppure sul conto corrente centrale di SUBITO se si è optato per la fatturazione complessiva e se si è ordinato presso una delle biblioteche aderenti al progetto di Zentralregulierung contrassegnate in fase di localizzazione dei documenti dalla icona blu con la sigla "ZR". Sono allo studio altre possibilità di pagamento come carta di credito e deposit account. 
La fase di registrazione al servizio si conclude con l'invio da parte del sistema di un numero utente e di una password che vengono direttamente visualizzate a video e sono immediatamente attive. La password e lo user ID vengono ulteriormente istantaneamente inviate al cliente per posta elettronica insieme al messaggio di benvenuto. Il formulario di registrazione è comunque sempre accessibile per eventuali modifiche sia in fase di ordinazione dei documenti che direttamente dalla pagina di log-in ciccando sulla voce "Profil aendern". 

L'interfaccia di accesso alla banca dati è preimpostata di default per la ricerca sullo ZDB (Zeitschriftendatenbank), il catalogo dei periodici posseduti dalle biblioteche tedesche con una copertura attuale di circa un milione di titoli. Cliccando sulle singole voci ci si può facilmente spostare sulla ricerca nell'ADI (Aufsatzdienst International) con una copertura di più di 7 milioni di articoli spogliati a partire dall'anno 1992 da circa 20.000 pubblicazioni periodiche oppure, per quel che riguarda le monografie, sulla ricerca simultanea o ristretta nei cataloghi regionali del Bibliotheksverbund Bayern (BVB), nel catalogo della Biblioteca Centrale di Medicina di Colonia, nel catalogo regionale del Gemeinsamer Bibliotheksverbund,  nel catalogo generale della Germania sud occidentale (SWB) e nell'ex catalogo nazionale centrale del DBI. 
La disparità tra la copertura bibliografica dei cataloghi accessibili e l'effettiva disponibilità dei documenti via SUBITO è messa immediatamente in evidenza grazie ad una apposita icona a fianco del titolo indicante la disponibilità o meno del documento attraverso il servizio: in caso negativo il link attivo a livello del titolo del documento rimanda unicamente ad una semplice scheda bibliografica in cui i collegamenti al formulario di ordinazione sono esplicitamente disattivati. Quando i titoli visualizzati come risultati della ricerca sono invece affiancati da un simbolo positivo cliccando sul titolo del documento si accede ad una scheda bibliografica completa di indicazione della disponibilità presso le biblioteche aderenti al servizio. Dal record bibliografico si può accedere direttamente sia alla scheda informativa completa delle biblioteche che al formulario di ordinazione. Alternativamente è possibile selezionando la voce "Bestand" (per i periodici) o "Alle" (per le monografie) estendere la ricerca dei dati di disponibilità del documento anche alle biblioteche non affiliate al servizio ma i cui dati confluiscono in uno dei cataloghi accessibili attraverso il sistema. La duttilità della nuova interfaccia di ricerca consente dunque di utilizzare con semplicità il servizio non solo in funzione di eventuali ordinazioni ma anche per effettuare semplici ricerche bibliografiche in alternativa all'uso di un comune opac. Da Gennaio 2001 è possibile inoltre in fase di ricerca bibliografica accedere a un utile file di aiuto con i suggerimenti per sfruttare al massimo le potenzialità della nuova interfaccia. 
Il servizio garantisce in generale un rispetto quasi assoluto dei tempi di consegna dei documenti ma la flessibilità della struttura organizzativa del progetto determina in dettaglio delle variabili difficili da circoscrivere se non attraverso un uso continuativo del servizio stesso che permetta di verificare sul campo, attraverso l'esperienza diretta, quale fornitore prediligere a seconda del tipo di materiale richiesto, del tipo di spedizione desiderata e anche dell'ambito disciplinare di appartenenza dei documenti richiesti. La pubblicazione della traduzione inglese e italiana del sito web e la disponibilità di un help completo in lingua inglese accessibile direttamente dall'interfaccia di ricerca ha notevolmente semplificato l'uso del servizio anche se la struttura scarsamente unitaria del modello rende tuttora preferito da parte degli studenti, o comunque di utenti non esperti, un uso di tipo assistito. All'indirizzo internet  http://www.unipr.it/arpa/dipling/help-desk/Subito.html  la nostra biblioteca ha predisposto una guida con consigli utili per utilizzare il servizio sia a scopo di ricerca bibliografica che di ordinazione dei documenti. 

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