I siti web delle biblioteche venete

ANALISI E VALUTAZIONE

§ 7. Compiti dello staff: creazione e mantenimento del sito, istruzione dellâutenza

Decidere a chi affidare la realizzazione del sito è un compito delicato. È sconsigliato affidarsi ciecamente ad un esperto di Web design, senza istruire uno o più componenti del proprio staff; forse questo approccio non è proposto dagli autori esaminati perché sarebbe comunque importante affiancargli un bibliotecario con la conoscenza dellâistituzione, dei servizi che essa può e intende offrire, del suo patrimonio bibliografico, necessaria a creare un buon sito. Questa scelta comporta dei rischi anche perché, nel caso sorgano problemi, bisognerà sempre rivolgersi allâesperto e dipendere da lui, con i conseguenti ritardi e costi: infatti non si può pensare la realizzazione del sito disgiunta dal suo mantenimento, che dovrà essere effettuato di preferenza dallo staff e non da esterni.
La maggior parte degli autori, infatti, suggerisce di fare tutto in proprio. In particolare GARLOCK ­ PIONTEK [1996] propone un piano di lavoro davvero ben organizzato. [1] Innanzi tutto bisogna scegliere un team adatto, tra i propri dipendenti, tenendo conto di quante persone compongono lo staff: se ce ne sono poche, si opterà per la creazione di un sito inizialmente semplice, che informi sui servizi svolti dalla biblioteca, riservandosi di ampliarlo a poco a poco con altre risorse. Se, invece, la Biblioteca dispone di un buon numero di dipendenti, potrà cominciare subito con un sito più ricco di contenuti: più persone vi si possono dedicare, più il sito sarà completo. Tutti gli autori presentano lâapproccio autonomo alla creazione del sito come il migliore, anche perchè il fatto che i bibliotecari siano in grado di gestire autonomamente il sito della propria biblioteca è chiara garanzia di professionalità e affidabilità. La scelta di un gruppo è preferita perché permette di avere una "percezione positiva del progetto"[2], di creare quindi un clima di collaborazione anche tra coloro che non se ne occupano specificamente, ma che possono dare il loro importante punto di vista. Le persone scelte per svolgere questo compito dovranno avere competenze di base in campo informatico; nel caso non ci siano dipendenti qualificati, sarà la Biblioteca ad occuparsi di organizzare lâalfabetizzazione informatica del team per il sito web: esistono anche numerosi manuali, di facile e rapido apprendimento, per imparare il linguaggio HTML, col quale sarà semplice realizzare il proprio sito. Lâuso di editor, che consentono di creare le pagine con estrema facilità scegliendo tra varie opzioni già pronte, o di convertire documenti già esistenti in documenti HTML, non è molto caldeggiato, perché, oltre a non consentire una vera libertà di movimento, gli editor non permettono di rendersi veramente conto di cosa si sta creando. Possono inoltre limitare lâaccessibilità al sito, poiché propongono soluzioni grafiche esteticamente molto gradevoli, ma difficili da gestire da parte dei browser meno avanzati. Spesso una pagina creata per essere visualizzata da un browser appare completamente diversa se visualizzata da un altro: questo va chiaramente contro il dovere dei siti di biblioteche di essere usabili e accessibili a chiunque. La raccomandazione è perciò di preferire lâuso del linguaggio HTML a quello di un editor, a meno che il team non sia composto da esperti in grado di gestire il design molto elaborato che di solito essi propongono e renderlo gestibile da ogni browser.
METZ ­ JUNION­METZ [1996] consiglia di iniziare il percorso di creazione del sito discutendo con lo staff della relazione tra questâultimo e la biblioteca. Precisare i motivi della costruzione del sito web è importante anche perché in questo modo lo staff si renderà conto di come questo nuovo servizio influenzerà il suo lavoro e il suo ruolo. Può essere utile programmare settimanalmente delle discussioni costruttive: METZ ­ JUNION­METZ suggerisce su quali punti focalizzarle.[3]
Il punto più interessante sul quale propone di riflettere sembra essere lâultimo:

"What will the future be like?"[4]

Domanda che impone di riflettere prima di fare qualsiasi cosa, per evitare di imbarcarsi in imprese più grandi di quelle che si possano non tanto portare a termine, perché la costruzione del sito web di una biblioteca non è mai finita[5], quanto mantenere con continuità. Anche su questo punto tutti gli autori concordano: si deve pensare di includere nel sito solo risorse veramente utili e che si è in grado di seguire con costanza.
Un problema che potrebbe scontrarsi con la situazione cui lo staff à abituato (la stabilità della carta stampata), infatti, è quello della velocità con cui cambia il Web: il sito richiederà cure continue, forse più frequenti di quelle rivolte ai libri.
Uno dei più decisivi criteri di valutazione delle risorse web è proprio quello della loro stabilità, che permette di essere certi che la risorsa sarà sempre accessibile e avrà sempre lo stesso URL: questa caratteristica è relativamente scontata (basti pensare alla vulnerabilità della carta di fronte a umidità, microrganismi, ecc.) se si pensa ad un libro e lo può essere anche, in misura minore, per un CD-ROM o per un microfilm, ma non lo è affatto per una risorsa di Rete, che, per quanto fisicamente posta su un server, cioè memorizzata nellâhard disk di un computer, può svanire in ogni momento senza lasciare alcuna traccia.
Il personale della Biblioteca responsabile del Web, inoltre, assisterà al cambiamento del proprio ruolo: non sarà pi� esperto di informazione, ma esperto delle fonti di informazione (information broker). Molti autori si chiedono se lo staff sarà in grado di accettare questo cambiamento di ruolo[6].
METZ ­ JUNION­METZ [1996] consiglia di inserire nel gruppo che si occuperà del design del sito

"someone who designs your libraryâs posters and flyer (or a graphic designer);
one of your HTML authors;
someone who is a good writer and text editor;
someone who is natural organizer; and
a patron who is visually sophisticated and vocal about patron needs."[7]

raccomandando di mostrare allo staff i primi tentativi fatti nella creazione delle pagine web, in modo da vederne le reazioni e apportare gli opportuni cambiamenti[8]. Vari autori consigliano anche di navigare e visitare molti siti, per aiutare la fantasia dei creatori e dare loro vari spunti e soluzioni: questo potrebbe diventare un compito abituale, svolto da un gruppo di lavoro che si occupi di seguire lo sviluppo delle tecnologie e le ultime novità nel campo del Web, in modo che il sito della Biblioteca, un organismo che si è già detto essere in continuo divenire, sia sempre al passo coi tempi. [9]
GARLOCK ­ PIONTEK [1996] esamina due tipi di approccio al mantenimento del sito, applicabili anche alla sua creazione: uno centralizzato e uno decentralizzato. [10] Decisamente quello preferito è lâapproccio decentralizzato, a favore del quale giocano la divisione dei compiti e la possibilità di avere una visione completa di tutti i diversi settori del sito, di cui ogni componente dello staff è responsabile. Inoltre con questo tipo di approccio sono in molti ad avere la possibilità di essere coinvolti, di imparare lâuso del Web e di fornire lâapporto delle proprie idee. Mentre affidare il sito ad una sola persona implica che ci sia un carico di lavoro impressionante sulle sue sole spalle , ma anche che ci sia un unico punto di vista in base al quale gestire il sito. Lâimportante, in un approccio decentralizzato, è che ci sia sempre un supervisore che si preoccupi di controllare che tutti svolgano il proprio compito in armonia con gli altri, quindi che tutte le sezioni del sito siano coerenti fra loro. Come sostiene RIDI [2000]

"La cooperazione è fondamentale non solo fra i siti, ma anche dentro i siti (ovvero fra i membri dello staff che li progetta e li gestisce), attorno ai siti (ovvero nel rapporto di tale staff con gli utenti, i committenti, i fornitori e i collaboratori potenziali o episodici) e soprattutto dietro ai siti (ovvero fra lo staff che cura il sito e il restante staff della biblioteca). Nel retrobottega di ogni web bibliotecario efficace câè sempre un invisibile lavoro (in gran parte condotto tramite posta elettronica e mailing list) di organizzazione dei flussi informativi che scorrono fra, dentro, attorno e dietro al web. Dietro le quinte di ogni web poco efficace câè spesso il deserto di flussi informativi interrotti o inariditi oppure il caos di flussi a senso unico, circolari, a vuoto, a perdere."[11]

Lo staff non si occuperà solo della creazione del sito, ma anche del suo controllo e mantenimento costante. Per esempio ci sarà qualcuno che controllerà i link prima di mettere in Rete il sito, perché à facile che tra il momento in cui li si è inseriti nella pagina e quello in cui si entra in linea ci siano stati dei cambiamenti e, proprio a causa della natura estremamente mutevole delle risorse Internet, si occuperà poi di controllarli spesso, per assicurarsi che funzionino ancora e che conducano alla risorsa che si era scelta, perché, come si è già detto, sulla Rete capita spesso che una pagina sparisca improvvisamente e nel giro di poco tempo. I controlli andranno fatti periodicamente, almeno una volta al mese.[12] Anche se esistono dei programmi che svolgono automaticamente questa funzione, sarebbe meglio che fosse un componente dello staff ad occuparsi del controllo, perché spesso questi programmi non si dimostrano del tutto affidabili: se la pagina di cui si fornisce lâindirizzo esiste ancora, ma su di essa non câè più la risorsa che si era scelta, il programma classifica comunque il link come funzionante. A questo punto, però, lâutente che ha atteso il caricamento della pagina, contenente una risorsa diversa da quella che si aspettava di trovare, ha di certo perso un poâ della fiducia che aveva nella biblioteca.
Lâaggiornamento deve essere altrettanto curato, perciò ci si dovrà informare sulla nascita di risorse più recenti o ampie e sui nuovi siti: anche in questo caso saranno utilissime le segnalazioni degli utenti, opportunamente vagliate dai bibliotecari e le incursioni in altri siti che forniscano informazioni.
È importante segnalare quali sono le risorse aggiunte al sito, le novità, magari con una sezione a parte, chiaramente segnalata sulla home page.
GARLOCK ­ PIONTEK [1996] consiglia di tenere una scheda in cui segnare tutte le operazioni di mantenimento che si devono eseguire, pianificando tutto il possibile, in modo da non lasciare niente al caso[13]. Questo è molto utile soprattutto quando chi si occupa del mantenimento non è una sola persona, in modo che tutti quelli che svolgono unâoperazione possano vedere sulla scheda quali altre operazioni sono già state svolte. Se poi si rilevano errori o operazioni incomprensibili, per sapere con sicurezza a chi rivolgersi per un chiarimento, sarà bene che ciascuno firmi chiaramente la scheda in corrispondenza dellâoperazione svolta. Il "registro dei lavori" potrà servire anche per fare delle statistiche sulla frequenza di aggiornamento del sito, sulle sezioni che hanno bisogno di maggior attenzione, su quelle che presentano più difficoltà nel mantenimento.
Un grande aiuto allo staff per la costruzione del sito pu˜ venire dal "Modello Eisenberg ­ Berkowitz" citato da COTTRELL ­ EISENBERG [1997], consistente in una griglia che elenca passo dopo passo le operazioni da svolgere per la creazione di un buon sito web per la Biblioteca; essa nasce dallâimmaginare gli utenti alle prese con la ricerca di una soluzione per alcuni problemi informazionali tipici. Elenca a destra sei possibili "Information Problem Solving steps6quot; e a sinistra le soluzioni, ovvero ciò che si potrebbe predisporre nel sito per soddisfare gli utenti. Di seguito COTTRELL ­ EISENBERG [1997] danno una seconda griglia, che riporta altre sei soluzioni, escogitate da un gruppo di persone, esperte di HTML e Web, che hanno partecipato ad un esperimento: lo scopo era verificare come costoro, per niente familiari con i problemi di recupero delle informazioni, avrebbero risolto i sei passi della griglia precedente, che non avevano ancora visto.
Il risultato è stato interessante, poiché i partecipanti hanno dato molte delle soluzioni proposte dalla prima griglia, ma anche altre nuove, riportate nella seconda. [14]
Un altro compito importante dello staff consiste nella presentazione del sito agli utenti e agli altri dipendenti della Biblioteca[15]. Secondo METZ ­ JUNION­METZ [1996] il team che si è impegnato nellâapprendimento del linguaggio HTML, per poi insegnarlo anche agli altri membri dello staff, può occuparsi anche degli incontri di alfabetizzazione con lâutenza, che sarà bene programmare non appena il sito sarà accessibile in linea e proseguire anche in seguito. Gli autori segnalano quali sono i punti più importanti da toccare nel corso delle lezioni: le regole di base per lâuso del computer e del Web, non disgiunte da una loro applicazione pratica, perché gli utenti vogliono vedere anche i risultati concreti delle operazioni; le strategie di ricerca per recuperare lâinformazione desiderata, come lâuso dellâOPAC della Biblioteca e dellâOPAC nazionale, degli operatori booleani, dei principali repertori e VRD, delle schermate di aiuto, del software antivirus, ecc.
I metodi proposti per le sessioni di insegnamento sono vari: si va dalle lezioni individuali a quelle di gruppo, basate sulla creazione di gruppi omogenei per tipo di studio e conoscenze informatiche, facilmente organizzabili soprattutto allâinterno delle biblioteche accademiche e scolastiche. Le lezioni possono anche svolgersi via Web, in modo che gli utenti possano accedervi da casa, ma saranno ovviamente più adatte a chi ha giˆ qualche esperienza con il computer e la Rete.[16]

[1] GARLOCK ­ PIONTEK [1996], cap. 2.

[2] GARLOCK ­ PIONTEK [1996], p. 19.

[3] METZ ­ JUNION­METZ [1996], p. 39 e segg.

[4] "Come sarà il futuro?" METZ ­ JUNION­METZ [1996], p. 39.

[5] Alcuni autori sostengono che sul sito debba sempre essere indicato "in costruzione": MCLEOD ­ WHITE [1995]; Bill, JOHNSON ­ Oleta, ARMSTRONG, Creating a home page: easier than you think, in Texas Library Journal, vol. 71, no. 4, Winter 1995, p. 170-177, cit. da DâANGELO­LITTLE [1998], p. 73. Lâargomento è molto interessante e suscita un vivo dibattito nellâambiente professionale. In realtà è implicito nella natura stessa del Web che un sito sia sempre in costruzione, perciò questa caratteristica dovrebbe essere scontata e non dovrebbe esserci bisogno di evidenziarla sulla home page o, peggio, su tutte le pagine. È un poâ come se sugli scaffali della Biblioteca ci fosse un cartello con scritto "la collezione è in continuo accrescimento", a sottolineare che la Biblioteca continuerà ad acquistare libri per tutta la sua esistenza. Durante la visita ai siti web delle Biblioteche venete ho trovato fin troppe pagine che riportavano questa dicitura: si trattava per lo più di pagine interne cui si accedeva con un link sulla home page, un link "fasullo", in realtà, perché generava delle aspettative che poi non erano soddisfatte, ma anzi fortemente deluse dallâapertura di una pagina priva di informazioni, se si eccettua la frase "in costruzione". Dunque su una pagina tradizionale è superfluo scrivere in costruzione, perché ciò è implicito nella sua natura di pagina web, mentre per quanto riguarda le pagine vuote, non dovrebbero nemmeno essere messe in linea finché non si hanno dei contenuti da inserire. Molto più apprezzabili erano, infatti, le home page visitate durante il censimento dove i link che conducevano a pagine che contenevano informazioni erano attivi, mentre quelli che portavano a pagine non ancora pronte erano disattivati e riportavano, ad esempio, la nota "in preparazione", come il sito della [6] TAMMARO [1995], MAINI [1995].

[7] "Qualcuno in grado di disegnare i manifesti e le rampe di scale della biblioteca (o un grafico);
qualcuno che conosca lâHTML;
qualcuno con buone capacità di scrittura e creazione di testi;
qualcuno con buone capacità organizzative; e
un utente con problemi di vista portavoce delle esigenze degli utenti." (sophisticated = adulterato, falsato)" METZ ­ JUNION­METZ [1996], p. 97.

[8] METZ ­ JUNION­METZ [1996], p. 99. Si veda anche cap I, par. 9.

[9] "Form a committee and assign members to learn about trends and future enhancements, so that when they become reality, you already know about, have planned for, and are ready to add to your web site"; "Formate un comitato e assegnate ai suoi membri il compito di tenersi aggiornati sulle direzioni e sui miglioramenti futuri, in modo che, quando questi diverranno realtà, voi ne sarete gi a conoscenza e sarete pronti per aggiungerli al vostro sito.ä METZ ö JUNION-METZ [1996], p.95.

[10] GARLOCK-PIONTEK [1996], p. 73.

[11] RIDI [2000], p. 13-14.

[12] METZ ö JUNION-METZ [1996], p. 175 suggerisce di farlo settimanalmente.

[13] GARLOCK ö PIONTEK [1996], p. 72.

[14] COTTRELL-EISENBERG [1997], p. 54 e 56. Lo schema di partenza, conosciuto come ãBig Sixä (Eisenberg, Michael B.-Berkowitz, Robert E. [1990], Information Problem-Solving: the Big Six Skills Approach to Library & Information Skills Instruction, Norwood, NJ, Ablex Publishing), opportunamente modificato per applicarlo alla creazione di pagine web, riguardava i metodi di soluzione dei problemi di recupero dellâinformazione. Una traduzione italiana dei ãSei punti di Eisenbergä e una spiegazione della loro applicazione al recupero dellâinformazione in Rete si pu˜ trovare in PANTOâ-PETRUCCO [1998], p. 122-23.

[15] Si veda anche cap. I, par. 3.

[16] METZ ö JUNION-METZ [1996], p. 63-82.