Ogni record viene memorizzato in una scheda (workform) che non assomiglia per nulla a come i dati vengono visualizzati in output, vuoi nella lista breve vuoi nella formattazione secondo uno stile. Dunque un record ha -sempre e comunque- una workform, ma affatto non necessariamente quella per sempre.

Un esempio di workform con i dati

Quando un record viene aperto in scrittura, il tipo di workform è indicato in alto a sinistra, nella finestrina Workform, a sinistra di quella che segnala il Record number, presenta una freccetta, cliccando sulla quale si scorre l'elenco delle workform, se ne può selezionare un'altra; ci potranno essere cambiamenti anche in seguito e i dati non andranno mai persi.

La workform si può cambiare, anche dopo, ossia si possono immettere i dati in un tipo di scheda e cambiarlo in seguito. Quando si fa una conversione di workform, (ad es.: Manoscritto -> Book long), il numero del campo (TAG) che viene paragonato, non il nome: il dato rimane col suo "numero" accanto (lo stile di output previsto per la workform di origine non potrà sempre e comunque intercettarlo perché non necessariamente lo ha previsto, ma nella configurazione di Default in genere sì).

Talora dopo il cambiamento di workform non ha più didascalia: ha una serie di trattini. Ad es. '5' accomuna e identifica sia il campo "data file" che "medium designator" che "map type" in tre workform diverse: Data file, Newspaper, Map; se un record di tipo "Newspaper" viene cambiato in "Journal Short form" che non prevede il campo 5 ecco quanto accade: il dato "medium designator" rimane nel campo 5, senza nome, col solo numero che lo identifica e una serie di trattini e può essere spostato a mano o eliminato.

Le schede di input sono varie (39 predefinite senza una workform onnicomprensiva di tutti i 45 campi, che, volendo, puo’ venire facilmente costruita a mano) a seconda del tipo di documento da trattare: videocassetta, articolo, libro intero, capitolo etc.

I campi per ogni tipo di scheda sono predefiniti -max 45- hanno posizione, attributi, numero (TAG) -non altera bili- e nome: nella personalizzazione delle workform solo il nome può venire cambiato e siccome i formati (citation styles) in ProCite un po' stranamente riconoscono questo e non il numero fisso è meglio, potendo, non cambiare i nomi ai campi. E’ importante familiarizzare con gli attributi dei campi, diversi a seconda del contesto (input, output, sort, indicizzazione, ricerca).

I numeri dei campi (TAG), in ogni workform di Pro-Cite, identificano perlopiù lo stesso tipo di dato: il campo 1 -a parte il nome con cui viene descritto- contiene sempre autori, artisti, traduttori etc., 45 per le parole-chiave, 43 per l'Abstract ... 10 per i titoli di rivista etc. (si veda il prospetto delle workform nel manuale ufficiale).

L'ordine dei campi rimane quello obbligato dal numero, ed anche la natura è un vincolo alla totale libertà di disegno delle workform: i campi: autori (1,7,16,30), titoli (4,9,10,11,32), date (12,20,21), pagine (25), URL (38) keywords (45), call number (44) hanno tutti, rispettivamente, delle peculiarità, attributi che non possono perdere e che non possono venire assegnati ad altri campi e che non possono nemmeno venire ignorati (ad es. la presenza riflessa negli indici).

Non ci sono campi numerici salvo: RN record number per sort.

Le date sono riconosciute e ordinate come sequenze cronologiche; riconosce le date aperte: "1960-" per cui una ricerca su "1970" includerà anche i record con data "1960-".

Un sort speciale viene effettuato su CALL NUMBER.

Alcuni campi sono usati da poche workform, ad es.:

11 Title usato solo da Neswpaper (Newsp. name) e Computer Program, e come Translated title da Book Whole, Journal Article e da Patent come Title Long Form;

13 solo come Place of Meeting da Conference proceedings, e da Patent con altro scopo, da Map come Area;

14 come Medium designator (GMD nell'ISBD International Standard Bibliographic Description dell'IFLA International Federation of Library Associations and Institutions) solo da Journal Whole, Map e Music Score, e Patent (come Doc. type);

35 come Document type solamente per Manoscritto, come Language per Journal Article e Patent.

Il manuale ufficiale dà -alla fine del cap. 8- delle indicazioni circa quali workform usare a fronte di quali documenti. E' da tenere in considerazione, ma da controverificare con l'uso del programma e di alcuni stili dato che in ogni output gli stili si riferiscono alle workform e ai loro campi in modo formale e non direttamente al rapporto fra i dati e i campi che dimora sotto la nostra responsabilità. Quelle che seguono sono le indicazioni di chi scrive e non del manuale, dietro l’assetto di workform e campi di programmi come ProCite non ci sono regole e nemmeno sempre razionalità, ma pratiche, tentativi di intuizione, sedimentazioni storiche.