L'indice è una struttura intermedia fra i dati e l'atto di ricerca.

(Non è l'unica: c'è ad esempio anche l'interprete della richiesta, quanto riceve e puo' manipolare l'immissione da tastiera).

L'indice è sempre creato dall'uomo e dalla macchina (sia negli OPAC di biblioteca che nei database a testo intero e ibrido).

L'indice è spesso nascosto.

L'utente, colui che ricerca,  pensa perlopiù di ricercare i dati direttamente e non indirettamente tramite l'indice.

Gli uomini che contribuiscono a decidere contenuto e forma dell'indice possono appartenere a due famiglie professionali diverse: bibliotecari-documentalisti e informatici.

I primi perlopiù decidono cosa va indicizzato (ed anche un po' come).
Banalmente: "va indicizzato e dunque reso ricercabile il luogo di pubblicazione?", il prenome accanto al cognome, i vari campi autori e i vari tipi di classificazione, nello stesso o in diversi indici?

I secondi intervengono nel fissare come ciò vada indicizzato dalla macchina dando a questa istruzioni (programma, script etc.).

Non è sempre detto che i due addetti, i due gruppi di addetti sappiano l'uno dell'altro, conoscano bene le reciproche scelte e meno che meno le ragioni.
Ma questo è un fenomeno non esclusivo del mondo dell'informazione, senz'altro, che so, il team Ferrari lavora diversamente, ma che in una ditta di database o FTS engines chi dà assistenza, formazione, comunicazione e promozione sappia cose diverse (o ne sappia meno tout court) di come è fatta la macchina e di come funziona il motore (degli algoritmi matematici che sono stati incorporati nel codice del programma) è assolutamente la norma.

Gli utenti e anche parte dei gestori dell'indice (i non 'meccanici') vedono i risultati, registrano fenomeni, ignorano come vengono prodotti.
L'addetto non informatico è spesso all'oscuro di alcuni funzionamenti basilari e all'estremo opposto di comportamenti complessi (per esemplificare: che fine fa l'apostrofo nei nomi, che succede quando una ricerca rintraccia oltre 1200 records?).
L'utente è all'oscuro molto di più: dei contenuti e dell'organizzazione.

Chi conosce di più meglio controlla.