Ritorno al futuro: i periodici elettronici dal Web al catalogo della Scuola Normale Superiore

Vorrei inoltre, prima di procedere, chiarire brevemente un punto: occorre tener presente, parlando di periodici elettronici, la fondamentale distinzione tra quelli ad accesso gratuito e quelli ad accesso a pagamento. Nel primo caso chiunque, da qualunque postazione, può consultare il full text del periodico (si veda, ad esempio, il Bollettino AIB); nel secondo, invece, occorre sottoscrivere una licenza d'uso e pagare, in qualche forma, un abbonamento (in genere si tratta di periodici ad accesso gratuito per gli abbonati al cartaceo, ovvero di periodici con quota aggiuntiva rispetto al prezzo del cartaceo, o ancora di periodici accessibili soltanto online in seguito a pagamento). Parlando dunque di attivazione dell'accesso a un periodico elettronico ci riferiremo, d'ora in avanti, ai soli periodici a pagamento.

I problemi legati all'introduzione dei periodici elettronici in biblioteca hanno a che fare sia con la loro gestione, sia con l'informazione agli utenti. Per quanto riguarda la gestione, si tratta da un lato di attivare l'accesso all'online, dall'altro di garantire un'adeguata manutenzione, ossia l'aggiornamento della registrazione (nel caso ad esempio che il periodico cambi titolo) e dell'URL (nel caso sia quest'ultimo a cambiare). Dal punto di vista dell'informazione, invece, si tratta di decidere quale strumento usare per mettere a disposizione degli utenti le informazioni circa i periodici elettronici consultabili, e di stabilire quale deve essere il contenuto di queste informazioni.

Vediamo dunque, attraverso una rapida elencazione, come questi problemi hanno trovato soluzione (così almeno speriamo) presso la nostra Biblioteca e come le scelte fatte si riflettano sulla struttura della pagina web.

I periodici elettronici sono stati introdotti alla Biblioteca della Scuola Normale Superiore di Pisa a partire dal 1995. Si trattò di un avvio molto cauto, con due soli titoli attivi, e l'esperienza, almeno inizialmente, fu tutt'altro che esaltante, in quanto i tempi di accesso al full text risultavano talmente lunghi da scoraggiarne l'uso.

Negli anni immediatamente successivi il numero di periodici elettronici accessibili aumentò gradualmente, di pari passo con il miglioramento del servizio offerto dagli editori, ma è solo negli ultimi due anni che la nostra collezione ha assunto una certa consistenza, superando quota 100 e-journals, fino a stabilizzarsi, attualmente, intorno ai 130 titoli.

Vista la novità di questo genere di pubblicazioni e non conoscendo l'accoglienza che i nostri utenti avrebbero loro riservato, abbiamo deciso, almeno inizialmente, di evitare per quanto possibile il pagamento di cifre aggiuntive, orientandoci nella maggior parte dei casi verso i periodici elettronici gratuiti per gli abbonati al cartaceo: si trattava di fare esperienza dal punto di vista della gestione e al tempo stesso di permettere ai nostri utenti di familiarizzare con questo nuovo strumento senza gravare eccessivamente sul budget della Biblioteca.

Contemporaneamente all'attivazione dell'accesso, si è posto il problema di quale strumento utilizzare per informare il pubblico della novità.

La scelta iniziale, assolutamente minimale, è stata quella di stampare un piccolo opuscolo contenente titolo, URL ed eventualmente username e password dei periodici elettronici accessibili. Si trattava, ovviamente, di una soluzione tampone del tutto insoddisfacente, che costringeva gli addetti al servizio a ristampare l'opuscolo ogniqualvolta si presentasse una novità, e gli utenti a digitare correttamente l'URL di ogni rivista tutte le volte che volevano consultarla.

Dal 1997, di pari passo con la creazione del web della Biblioteca, abbiamo deciso di creare una pagina web dedicata ai periodici elettronici. In tale pagina abbiamo inserito l'elenco, ordinato alfabeticamente, delle pubblicazioni accessibili e i link alla loro homepage; inoltre abbiamo inserito una piccola sezione di novità, dove riportare notizie sui nuovi servizi offerti dagli editori, sui periodici di prossima attivazione, ecc.

Per quanto riguarda il contenuto, abbiamo deciso di includere nel web i soli periodici elettronici accessibili dal nostro dominio in seguito alla sottoscrizione di una licenza d'uso ed al pagamento di una qualche forma di abbonamento. Sono pertanto esclusi tutti gli e-journals accessibili gratuitamente da parte di chiunque e da qualunque postazione. L'altro criterio che ci ha guidato è stata la scelta di segnalare soltanto i periodici elettronici a testo pieno, evitando quelli che si limitano a fornire indici e abstracts degli articoli.

Si è trattato di una scelta non facile, e le occasioni di ripensamento continuano a presentarsi quotidianamente; d'altra parte, riteniamo che la coerenza circa il contenuto del web sia un principio da rispettare il più rigorosamente possibile.

Ciò che ci ha indotto a rinunciare, almeno per ora, ad inserire nel web anche i periodici accessibili gratuitamente è stata, usando le parole di Mauro Guerrini, la consapevolezza che "la proliferazione incontenibile delle basi di dati ad accesso remoto rende evidente come sia oggi più che mai illusorio il controllo bibliografico universale ..... la biblioteca può pensare di descrivere solo le risorse elettroniche di proprio interesse ..... selezionando le risorse in modo piuttosto stretto"[1]. Ebbene, se la nostra fosse una biblioteca specializzata in una sola area disciplinare o in aree disciplinari affini (come, ad esempio, una biblioteca di istituto o di dipartimento) potremmo prendere in considerazione la possibilità di dare notizia di tutti i periodici elettronici esistenti nel settore, indipendentemente dalle condizioni di accesso. Purtroppo, o per fortuna, la nostra biblioteca deve rispondere ai bisogni informativi degli studiosi di letteratura, linguistica, filosofia, filologia, antichistica, biblioteconomia, storia, storia dell'arte, matematica e fisica: evidentemente troppo, almeno rispetto alle forze in campo, per poter pensare di setacciare l'intero docuverso alla ricerca di tutti i periodici elettronici di nostro interesse.

Inoltre, se la gestione dei periodici su carta richiede attualmente una persona addetta a tempo pieno alle pratiche amministrative (pagamento delle fatture, registrazione dell'arrivo dei fascicoli, reclami, ecc.), è evidente che una seria gestione (comprendente, oltre alla ricerca di nuovi titoli, la loro registrazione sul web e la periodica verifica del collegamento) dei periodici elettronici ad accesso gratuito relativi alle materie di nostra competenza richiederebbe, da parte della biblioteca, un analogo sforzo in termini di personale impegnato: ne vale la pena, trattandosi di risorse accessibili da parte di ciascun utente indipendentemente dalla mediazione della biblioteca?

Sottolinea ancora Guerrini: "Pure nell'ipotesi retorica di riuscire a controllare tutto, chi garantirebbe la manutenzione, ovvero l'aggiornamento registrazione/URL, chi ne pagherebbe gli alti costi? L'agenzia bibliografica nazionale può giocare un ruolo precipuo e importante. La BNI, nel caso italiano, ha la responsabilità di descrivere ogni tipo di pubblicazione prodotta sul territorio, comprese, quindi, le risorse elettroniche ad accesso remoto. Si tratta di un obiettivo che rientra nel programma del controllo bibliografico nazionale".

Tuttavia, per quanto mi riguarda, la ragione dell'esclusione non è soltanto pratica.

Una pagina web che dia notizia dei periodici elettronici per i quali la biblioteca paga una qualche forma di sottoscrizione svolge una funzione, rispetto a questo tipo di materiale, analoga a quella svolta dal catalogo nei confronti delle pubblicazioni su carta (o elettroniche ad accesso locale). Mi sembra quindi logico che i criteri di inclusione/esclusione siano analoghi.

Ebbene, e mi si perdonerà l'affermazione degna delle ]vérites de M. de La Palisse, un catalogo non è una bibliografia. Per quanto riguarda il materiale cartaceo, infatti, la biblioteca dà notizia, tramite il catalogo, non già delle pubblicazioni esistenti in un determinato ambito disciplinare potenzialmente utili al proprio pubblico, bensì di quelle alle quali l'utente può accedere tramite una particolare forma di mediazione da parte della biblioteca, che consiste nell'acquisizione, catalogazione e messa a disposizione delle pubblicazioni stesse; in una parola, il catalogo dà notizia delle pubblicazioni possedute dalla biblioteca. Sono quindi escluse le pubblicazioni che non sono proprie della biblioteca, a cui l'utente può accedere indipendentemente da qualsiasi mediazione (ad esempio, acquistandole personalmente), o tramite una particolare forma di mediazione quale l'ILL, che non prevede il possesso del materiale da parte della biblioteca.

La biblioteca, in altre parole, dà notizia, tramite il catalogo, delle collezioni che la caratterizzano e che la distinguono dalle altre biblioteche: sia una biblioteca universitaria che una biblioteca comunale possono offrire l'accesso online agli stessi periodici elettronici gratuiti, segnalandoli o meno sul web; ciò che le differenzia, sulla base del diverso ruolo svolto, sono le collezioni, elettroniche o meno, specifiche di ciascuna di esse. E lo strumento da sempre adibito a dar notizia delle pubblicazioni possedute è, notoriamente, il catalogo. Pertanto se il web, limitatamente ai periodici elettronici, surroga le funzioni del catalogo, deve contenere solo i periodici ad accesso limitato; se invece la funzione del web è quella di integrare risorse di tipo diverso rispetto a quelle ospitate nel catalogo, allora i periodici elettronici specifici di una biblioteca devono trovar posto nel catalogo stesso, lasciando eventualmente al web il compito di informare su quelli ad accesso libero.

Altrimenti, come si dovrebbe organizzare l'informazione all'interno del web? Segnalando separatamente i periodici ad accesso gratuito da quelli ad accesso limitato, o includendoli in un unico elenco? Nel secondo caso, che a prima vista sembra il più logico, metteremmo sullo stesso piano pubblicazioni che sullo stesso piano non sono, almeno dal punto di vista dell'accesso, rischiando di confondere l'utente dandogli l'impressione che tutte le pubblicazioni comprese nell'elenco siano accessibili soltanto dalla biblioteca, o che viceversa siano accessibili da qualunque postazione. Nel primo caso, invece, i due elenchi separati costituirebbero un appesantimento dal punto di vista della ricerca da parte dell'utente. Una soluzione intermedia potrebbe essere la segnalazione, accanto ad ogni singolo titolo, delle modalità di accesso, con un appesantimento del lavoro per gli addetti al servizio. Una soluzione alternativa, invece, potrebbe essere la segnalazione, anziché dei singoli titoli di periodici elettronici ad accesso gratuito, di repertori online di periodici elettronici, lasciando all'utente che ne abbia tempo e voglia il compito di cercarsi i titoli che possano essergli utili. Anche in questo caso, però, verrebbe a crearsi una situazione di disparità di trattamento tra i periodici con accesso a pagamento, segnalati titolo per titolo, e quelli con accesso gratuito, nei confronti dei quali nessuno sforzo verrebbe fatto da parte della biblioteca.

Attualmente il web della biblioteca è dunque l'unica fonte a cui attingere informazioni circa gli e-journals a disposizione del pubblico. Si tratta di una fonte utile e, soprattutto, sufficiente rispetto alle esigenze degli utenti? E ammettendo che la risposta sia positiva, si tratta di una fonte sufficientemente conosciuta e quindi utilizzata? La risposta a queste domande non è delle più facili, e almeno nel nostro caso è legata, soprattutto per quanto riguarda i dati numerici relativi all'uso, più a impressioni soggettive che a dati statistici certi. In mancanza di un monitoraggio relativo ai collegamenti con il nostro web dobbiamo riconoscere, sulla base di alcune osservazioni/richieste dei nostri utenti, che probabilmente non tutti utilizzano regolarmente, per accedere ai periodici elettronici, la pagina web ad essi dedicata, nonostante la Biblioteca abbia cercato di diffondere il più possibile la conoscenza di questo strumento. Recentemente, ad esempio, è accaduto che un utente, dovendo accedere ad un periodico elettronico tramite il servizio Link dell'editore Springer, ci telefonasse preoccupato perché si vedeva richiedere username e password di cui non aveva la minima conoscenza; ebbene, tali username e password erano regolarmente indicati sul nostro web di seguito al titolo del periodico che l'utente voleva consultare. Ovviamente si tratta di episodi sporadici, destinati probabilmente a venir meno con il passare del tempo, e a cui già adesso si possono opporre numerose prove di segno contrario; tuttavia, qualche dubbio circa l'effettiva conoscenza da parte di tutti i nostri utenti di questo strumento sussiste, così come sussiste qualche dubbio circa il diffuso gradimento non tanto dell'elenco dei titoli e dei relativi link, quanto delle eventuali informazioni accessorie, che rischiano talvolta di essere considerate degli orpelli utili a soddisfare il bibliotecario che le ha approntate, piuttosto che strumenti atti ad agevolare le ricerche degli utenti. D'altra parte, anche in materia di e-journals (e non di pagine web ad essi dedicate) gli utenti sembrano più interessati ai testi e alla loro effettiva fruibilità che ai servizi o materiali di contorno: come sottolinea Christine Baldwin, project manager del progetto di ricerca denominato SuperJournal, avente per obiettivo l'identificazione dei fattori di successo per i periodici elettronici, "gli utenti vogliono un rapido e facile accesso a un largo numero di periodici di qualità ... Le loro esigenze circa la funzionalità sono semplici: possibilità di ricerca e di browse facili, di identificare un articolo importante e di stamparlo. La maggior parte delle altre caratteristiche, come alerting services, possibilità di salvataggio e personalizzazioni del servizio sono considerate nice to have piuttosto che essenziali"[2].

Abbiamo fin qui esaminato il ruolo che può svolgere la pagina web dedicata ai periodici elettronici in una biblioteca come la nostra e in una situazione, quale quella attuale, che implica la gestione di un numero relativamente limitato di titoli.

Il fenomeno e-journals, però, è in costante evoluzione dal punto di vista qualitativo, e in costante crescita dal punto di vista quantitativo. Quanto detto finora, dunque, se può essere valido per una collezione di 130 periodici elettronici, non è detto che lo sia anche per una collezione di un migliaio di titoli (voglio ricordare che la nostra biblioteca gestisce attualmente oltre 2600 periodici cartacei attivi).

Le controindicazioni, infatti, sono di varia natura:

1) una pagina web contenente un migliaio (o più) di titoli, senza altra possibilità di interrogazione che non sia il rudimentale ]find del browser, sarebbe eccessivamente pesante dal punto di vista della consultazione, imponendo un faticosissimo scorrimento dei titoli e impedendo l'uso di strumenti (quali gli operatori booleani) ritenuti ormai indispensabili dai nostri utenti;

2) se è vero che i periodici su carta, al pari degli organismi viventi, nascono, crescono (con l'arrivo di nuovi fascicoli), si riproducono (cambiando titolo, dividendosi in sezioni, ecc.) e muoiono (spesso con un certo senso di liberazione da parte del bibliotecario addetto), tutto ciò può capitare anche ai periodici elettronici; in tal caso, però, una pagina web strutturata come la nostra, con la sola indicazione di titolo ed URL, priva pertanto di una descrizione catalografica degna di questo nome, non è in grado di garantire all'utente una corretta informazione, impedendogli di accedere a quelli che sono gli scopi della descrizione stessa, vale a dire "distinguere una pubblicazione da altre pubblicazioni e ... caratterizzarne il contenuto, l'oggetto e le relazioni di natura bibliografica"[3];

3) se è vero, come osserva Rossella Dini, che pur non essendoci un "rapporto intrinseco e inscindibile" tra la registrazione bibliografica e l'indicizzazione autore-titolo, tuttavia "il trattamento congiunto di questi due aspetti del processo di catalogazione descrittiva risponde ..., in parte a un criterio di opportunità, ...in parte a dei criteri obiettivi"[4], ebbene, l'elenco sul web, privo di registrazioni bibliografiche vere e proprie, è ugualmente privo di qualsiasi forma di indicizzazione autore-titolo: perché mai, viene da chiedersi, precluderci la possibilità di intestare all'autore il record bibliografico relativo a un periodico elettronico, laddove per il record relativo all'edizione su carta avremmo optato per questa soluzione?

4) sulla pagina web, nessun apparato sindetico può creare quella rete di legami reciproci tra le varie registrazioni (nel nostro caso, tra le varie voci dell'elenco) che segnano la netta differenza tra una semplice lista di titoli ed un catalogo; ci è capitato di recente, ad esempio, che un utente richiedesse l'abbonamento all'edizione elettronica di ]Mathematical Reviews. Tale abbonamento, in realtà, era già stato attivato; purtroppo, però, il differente titolo dell'edizione online (MathSciNet) e la mancanza di un titolo uniforme, o comunque di un qualunque legame col record dell'edizione su carta avevano tratto in inganno l'utente.

Insomma, una volta che la fase sperimentale sarà superata, qualora la biblioteca voglia puntare decisamente sull'online (e per certe materie credo che la scelta sarà pressoché obbligata), il forte aumento del numero dei periodici elettronici determinerà inevitabilmente un "ritorno al futuro", il ricorso cioè allo strumento principe dell'informazione in biblioteca: il catalogo.

Ciò che finora ha determinato il trattamento particolare riservato ai periodici elettronici (solitamente accessibili tramite il web, piuttosto che tramite l'OPAC della biblioteca) è non tanto la loro natura di risorse elettroniche, quanto piuttosto il loro essere risorse elettroniche ad accesso remoto, cioè, per usare ancora una volta le parole di Mauro Guerrini, "un documento che risiede in un sistema di memoria fisica indisponibile e invisibile localmente ..... L'invisibilità del sistema di immagazzinamento la distingue sostanzialmente dai documenti tradizionalmente disponibili in biblioteca. Il documento ad accesso remoto, infatti, non è disponibile, non è maneggiabile". E infatti accade spesso che i CD-ROM, anch'essi risorse elettroniche, ma ad accesso locale, ovverosia disponibili e maneggiabili, subiscano un trattamento diverso, venendo normalmente catalogati e, più in generale, trattati alla stregua di un qualsiasi documento su carta.

La non fisicità dei periodici elettronici ha dunque creato, almeno inizialmente, un certo imbarazzo circa il trattamento da riservare a questo genere di risorse (si pensi, ad esempio, ai dubbi iniziali e alle relative discussioni sull'opportunità o meno di inventariarli). Conseguenza di ciò è stata l'iniziale esclusione degli e-journals dal catalogo della biblioteca. Ebbene, credo che questa esclusione non abbia, se non eventualmente per ragioni pratiche, più ragione di esistere. In particolare, con l'adozione di Aleph 500 sarà possibile per la nostra biblioteca inserire all'interno del record catalografico il link alla risorsa catalogata, restituendo al catalogo la pienezza delle sue funzioni, minata attualmente dall'esclusione di questo genere di pubblicazioni. Se infatti il catalogo deve "comunicare informazioni: a) su ogni singolo "libro"; b) sulle edizioni di un'opera; c) sulle opere di un autore"[5], i periodici elettronici, che possono essere l'edizione online di periodici su carta, oppure l'opera di un ente autore, devono trovare una loro collocazione all'interno del catalogo.

E d'altra parte, se quanto detto finora è vero e conseguentemente decidiamo di catalogare i periodici elettronici accessibili dalla nostra biblioteca, quale funzione dovrà svolgere, ammesso che si continui ad aggiornarla, la pagina web ad essi dedicata? Sicuramente non avrà senso continuare a proporla nella sua veste attuale, come mero elenco di titoli: essendo già presenti nel catalogo, l'elenco costituirebbe un'antieconomica ripetizione. La sua funzione potrebbe piuttosto essere quella di guida pratica per l'utente all'uso di queste risorse, di strumento informativo circa il contenuto delle licenze d'uso sottoscritte dalla biblioteca e quindi sui diritti/doveri di chi utilizza gli e-journals, di repertorio degli strumenti bibliografici relativi ai periodici elettronici, di bibliografia della letteratura professionale in materia di e-journals, di punto di partenza per eventuali ]alerting services relativi alle novità che la biblioteca di volta in volta propone e, eventualmente, di strumenti informativo circa tutti quei periodici elettronici ad accesso gratuito che non trovano posto all'interno del catalogo. Il tutto, ovviamente, se le risorse in termini di tempo e di personale a disposizione saranno sufficienti.

La mia relazione doveva concludersi qui. È intervenuta, però, una novità dell'ultima ora destinata probabilmente a mutare la struttura della pagina web dedicata ai periodici elettronici (senza per questo mutarne i principi ispiratori).

Dal gennaio 2000 una nuova agenzia commissionaria si occuperà dei nostri abbonamenti di scienze: si tratta della Swets, che è in grado di svolgere la funzione di aggregatore per i periodici elettronici grazie al servizio denominato SwetsNet. Ciò vuol dire che, per un certo numero di editori, l'agenzia scarica sul proprio sito il full text dei periodici elettronici a cui la biblioteca cliente ha diritto di accesso, e ne garantisce l'accessibilità sulla base degli indirizzi IP indicati. L'elenco di questi periodici elettronici viene inserito nella pagina web che la Swets dedica alla biblioteca cliente.

Al tempo stesso l'agenzia attiva anche l'accesso online diretto ai periodici elettronici per cui svolge il servizio di aggregatore, in modo tale che l'utente finale può leggere, ad esempio, l'Applied physics letters sia connettendosi con il sito dell'American Institute of Physics, sia connettendosi con il sito della Swets. Il vantaggio è dato dal fatto che, qualora ci siano problemi per uno dei due collegamenti, si può ricorrere all'altro con la fondata speranza di riuscire a leggere l'articolo che ci interessa.

Dato che il servizio SwetsNet non comprende tutti gli e-journals che attualmente abbiamo attivato, la Swets offre la possibilità di inserire nell'elenco dei titoli per cui agisce da aggregatore anche l'elenco dei titoli di cui la biblioteca deve curare direttamente l'attivazione; in questo caso, ovviamente, è possibile solo l'accesso diretto. Il vantaggio è che in tal modo abbiamo l'elenco di tutti i periodici elettronici attivi riunito in un'unica lista.

Non abbiamo ancora valutato le conseguenze che questo nuovo servizio potrà avere sulla nostra pagina web dedicata ai periodici elettronici; ciò che però appare evidente è che le novità e le variazioni nel mondo dei periodici elettronici sono all'ordine del giorno, e che ogni conclusione a cui giungiamo sulla base dell'esperienza maturata è destinata, nel giro di poco tempo, a divenire il punto di partenza per nuove soluzioni a nuovi problemi. La sfida, per il bibliotecario, è riuscire a stare al passo con i mutamenti che la realtà vorticosamente di propone.

2 Christine Baldwin, Electronic journal publishing: meeting user needs, "IFLA journal", 25(1999), n.4, p.214

3 Diego Maltese, Introduzione critica alla descrizione catalografica, Milano, Bibliografica, c1988, p.22

4 Rossella Dini, La catalogazione, in Lineamenti di biblioteconomia, a cura di Paola Geretto, Roma, NIS, c1991, p.124

5 Rossella Dini, cit., p.142