L’archiviazione elettronica delle tesi di laurea all’Università Ca' Foscari di Venezia

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

Abstract

La scelta di conservare in formato elettronico le tesi è servita anche come momento di ripensamento per l’Ateneo sull’aggiornamento e la normalizzazione complessiva delle procedure di consegna, conservazione e consultazione delle tesi di laurea, individuando quali fossero i punti critici relativi alla loro gestione:

1. acquisire la versione ultima dell’elaborato di tesi;
2. riconoscere al laureato la paternità intellettuale dell’opera;
3. individuare le modalità di acquisizione e gestione;
4. stabilire il processo produttivo e il supporto di immagazzinamento.

Cenni storici

Fino al 1995 la tesi di laurea era consegnata alle segreterie studenti a cura del laureando circa un mese prima della data prevista per la discussione; successivamente le tesi, raccolte per ogni sessione di laurea, venivano inoltrate alla Biblioteca Generale per la catalogazione e per l’immagazzinamento presso i locali di una sede periferica, adibiti a deposito e archivio. Le schede cartacee delle tesi venivano raccolte in un catalogo separato, suddiviso per Corso di laurea e ordinato per laureato, consultabile presso la Biblioteca Generale. Nel corso della conversione retrospettiva su supporto elettronico dei cataloghi cartacei delle biblioteche di Ateneo, realizzata tra il 1995 e il 1996, il catalogo delle tesi è stato convertito e le notizie bibliografiche sono state caricate sul sistema di gestione delle biblioteche Geac Advance che conta a tutt’oggi circa 590.000 records.

La consultazione delle tesi era gestita secondo consuetudine: la Biblioteca consentiva la consultazione delle tesi solo ai laureandi previa autorizzazione del relatore della tesi richiesta per la consultazione, o in caso di irreperibilità dello stesso, con l’autorizzazione del relatore del laureando interessato alla consultazione. Si presentavano a questo punto alcuni problemi di diverso ordine: la consegna anticipata della tesi di laurea poteva costituire una restrizione dei tempi a disposizione del laureando per il completamento dell’elaborato di tesi, e quindi creare una possibile difformità tra ciò che veniva consegnato alle segreterie studenti e il risultato finale del percorso di studio e di ricerca che doveva essere discusso davanti alla commissione di laurea; inoltre, i depositi distaccati, destinati ad archivio, non garantivano le condizioni ambientali per una conservazione ottimale, causando un parziale deterioramento delle tesi più vecchie; infine la posizione dei depositi in una zona periferica della città, lontana dalla sede della Biblioteca, rendeva poco pratico l’andarle a prendere quando richieste in consultazione; il personale addetto, infatti, vi si doveva recare appositamente per prelevare e ricollocare il materiale, dovendo, per ridurre il disagio, concentrare il servizio di consultazione delle tesi in un solo giorno alla settimana.

Modifica delle procedure di consegna e archiviazione

In sostanza l’intervento di normalizzazione e aggiornamento delle procedure può essere riassunto in quattro punti:

1. acquisire la versione ultima dell’elaborato di tesi;
2. riconoscere al laureato la paternità intellettuale dell’opera;
3. individuare le modalità di acquisizione e gestione;
4. processo produttivo e supporto di immagazzinamento.

Poiché l’Ateneo deve conservare come documento amministrativo e come materiale di valore scientifico la versione ultima dell’elaborato di tesi, si è disposto che la consegna della tesi di laurea avvenga il giorno stesso della discussione, nelle mani del Presidente della Commissione dal quale viene vistata a conferma dell’avvenuta consegna della redazione finale al momento della discussione; le tesi raccolte nel corso delle varie sessioni di laurea vengono convogliate al Centro Servizi Bibliotecari ed Informatici, che è incaricato della loro gestione, catalogazione e conservazione.

Riconoscere al laureato la paternità intellettuale dell’opera

L’Università Ca’ Foscari ha accolto il principio che il laureato sia il detentore della paternità intellettuale dell’opera, come autore dell’elaborato di tesi, anche se guidato nella sua redazione dal relatore; in quanto opera dell’intelletto, il suo lavoro deve essere tutelato evitandone la riproduzione e controllandone la diffusione attraverso la consultazione. Deve essere quindi il laureato che acconsente o meno a rendere consultabile la sua tesi di laurea, questo anche come tutela, al fine di consentirgli l’eventuale perfezionamento dell’elaborato di tesi in una pubblicazione scientifica. Per questi motivi la procedura attivata prevede che il laureando rilasci al momento della consegna della tesi un documento con il quale acconsente e rende possibile la consultazione della tesi immediatamente, oppure a partire da un dato momento specificando la durata dell’interdizione, o, infine, se non vuole che venga consultata. Assieme alla dichiarazione di consultabilità il laureando consegna un abstract della tesi, costituito da circa 1000 parole, che verrà registrato nel record che descrive la tesi e consentirà una valutazione a priori del suo contenuto ai potenziali futuri lettori.

Modalità di acquisizione e gestione

L’immagazzinamento delle tesi in forma digitale ha comportato una attenta analisi delle possibili metodologie messe a disposizione dalla tecnologia informatica e innanzitutto, riguardo alla struttura da dare al sistema di gestione, si è ritenuto dovesse essere composta da un database nel quale vengono "catalogate" le tesi e in cui ogni record sia collegato con la relativa tesi di laurea digitalizzata conservata su supporto ottico. La ricerca di un software che, nel 1994, mettesse a disposizione un database testato, allineato agli standard correnti e predisposto per un’evoluzione verso una gestione online, ha consentito di identificare e scegliere per questo progetto il software Highway della ditta 3Dinformatica di Bologna.

Per quanto riguarda la digitalizzazione degli elaborati, le possibilità considerate sono state sostanzialmente due: l’acquisizione della tesi direttamente in forma di file consegnato dal laureando su dischetto, e l’acquisizione della tesi partendo dalla copia cartacea mediante la scansione di tutte le pagine. La consegna di un file da parte del laureando è sembrata ad un primo momento la soluzione più pratica, poiché è sufficiente acquisirlo tal quale, copiandolo su hard disk, e richiamare la visualizzazione del testo dal record che descrive la tesi; numerose però sono state le controindicazioni per questo tipo di acquisizione: a) la necessità, per aprire il file e visualizzare il testo, di disporre di tanti programmi di scrittura quanti sono quelli potenzialmente utilizzabili dagli studenti, con tutti i problemi di versione che ne derivano (senza tener conto del fatto che potevano venire utilizzati anche sistemi di videoscrittura in uso all’epoca, completamente al di fuori di ogni standard, come quelli di IBM, Olivetti etv300, Xerox, ecc.); b) la necessità di garantire l’immodificabilità dell’elaborato di tesi, cosa non possibile mantenendo un file di testo o di word processor; c) la necessità di garantire l’integrità, o meglio la riproduzione integrale, dell’elaborato di tesi, anche questa non possibile partendo dal file di word processor, in quanto molte tesi presentano tavole, grafici, fotografie, mappe o riproduzioni di testi che non sono realizzate con utensili elettronici, che non sono o non possono essere integrate nel file fornito dal laureando, e che potrebbero esserlo solo con un lavoro di conversione, scansione e collage di pezzi ad integrazione della tesi, con un grande dispendio di risorse umane ed un risultato comunque non uguale all’elaborato di tesi discusso; d) come ultima considerazione, ma non per questo di minore importanza, deve essere garantita allo studente che si vuole laureare la possibilità, in linea di principio, di realizzare l’elaborato di tesi con qualsiasi mezzo ritenga opportuno, software di scrittura e gestione testi per PC, sistemi di videoscrittura, macchina da scrivere oppure manoscritto, senza doversi accollare l’onere di una trasposizione su supporto elettronico.

Considerato quanto sopra esposto e nell’intento di garantire la massima flessibilità al laureando nella realizzazione dell’elaborato di tesi, mantenendo i requisiti di immodificabilità e integrità nella riproduzione, si è scelto di adottare l’acquisizione della tesi partendo dalla copia cartacea mediante la scansione di tutte le pagine. A questo proposito tra le indicazioni sulla consegna delle tesi viene evidenziato che gli elaborati consegnati per il deposito devono essere scritti o stampati in modo chiaro e con buona definizione, da un solo lato del foglio e rilegati con un sistema a spirale o che comunque ne renda agevole la fascicolazione per procedere all’acquisizione delle immagini per mezzo dello scanner.

Processo produttivo e supporto di immagazzinamento

Dopo un controllo tra gli elenchi delle tesi discusse, forniti dalle segreterie studenti, e le copie ricevute, si procede alla descrizione di ogni tesi nel database, dalla cui maschera di registrazione dei dati viene attivato lo scanner con alimentatore automatico che provvede ad acquisire le immagini delle pagine della tesi, considerate nel loro insieme un unico documento, come file di tipo TIFF con una compressione ottenuta grazie all’utilizzo di una scheda Kofax. Raggiunta la dimensione di circa 620 Mb, il software avvisa l’operatore del raggiunto limite rispetto alla capacità del supporto ottico; a questo punto viene avviata la masterizzazione del CD con il trasferimento delle immagini delle circa 50 tesi acquisite, di parte del software di ricerca e della parte del database contenente i record relativi alle tesi in questione. Sul server rimane integro il database storico nel quale sono presenti tutti i record delle tesi, i relativi abstract, il riferimento al CD nel quale è contenuta la tesi, ma non ovviamente le immagini scaricate dall’hard disk e trasferite sul CD.

Dal 1995 sono state immagazzinate in formato immagine su circa 180 CD-ROM oltre 8000 tesi di laurea, con ottimi risultati in termini di occupazione di spazio a scaffale, e di servizio agli utenti, inteso come disponibilità alla consultazione delle tesi presso i PC del Centro, realizzando dei CD-ROM autonomi, dotati di software di ricerca sui record e sugli abstract delle tesi in essi contenute, che diventano dei veri e propri "scaffali" digitali.

Pur avendo raggiunto il risultato che ci si era prefisso, e cioè di risolvere i problemi di conservazione, consultazione e stoccaggio delle tesi, l’evoluzione di tecnologie e standard ci porta già a prendere in considerazione l’evoluzione di tutto il processo verso una soluzione che preveda un’interfaccia Web, che sia utilizzabile online in una rete di tipo Intranet, che consenta di combinare diversi formati e modalità di acquisizione degli elaborati (direttamente in PDF o DOC quando possibile, oppure scansione delle pagine), e di passare dall’utilizzo limitato dei CD-ROM ad altri supporti, vista anche l’enorme capacità di memorizzazione raggiunta dagli attuali hard disk.