Gli strumenti informatici al servizio della cooperazione fra le biblioteche e per lo sviluppo dei servizi agli utenti

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

Abstract

Nel Sistema Bibliotecario del Vimercatese gli strumenti informatici hanno sempre svolto un ruolo importante di supporto del lavoro degli operatori e di innovazione dei servizi.

Nel corso degli anni si è passati dall'uso di rudimentali programmi per l'ausilio alla catalogazione alla totale informatizzazione delle funzioni di lavoro di bibliotecari e catalogatori ed alla attivazione di nuovi servizi informativi per il pubblico quali l'accesso ad Internet e la realizzazione del sito Web del Sistema e delle Biblioteche.

I piani futuri, sia a breve che a medio periodo, vedono lo sviluppo di innovative funzioni ad uso diretto degli utenti e di strumenti che migliorino il lavoro degli operatori e garantiscano un livello più elevato di integrazione fra le biblioteche. Le sinergie che ne deriveranno permetteranno di sfruttare al meglio le risorse disponibili.

La catalogazione centralizzata delle nuove acquisizioni è stato il primo servizio attivato e l'ufficio preposto ha sempre utilizzato strumenti informatici per la propria attività: prima mediante una semplice procedura realizzata in casa, poi per diversi anni, fino al 1992, una procedura realizzata dal Sistema di Albino e dalla Provincia di Bergamo (su S/34 IBM).

Il salto di qualità avviene all'inizio degli anni Novanta con la predisposizione da parte mia del progetto per la rete geografica del Sistema e per l'informatizzazione di tutte le biblioteche del Sistema.

In ciascuna biblioteca (allora 17 e presso l'Ufficio di Catalogazione) si prevedeva la presenza di un personal computer (con sistema operativo UNIX-INTERACTIVE e dotato di modem ad alta velocità su linee commutate) con funzione di server (banca dati dei documenti) e di stazione di lavoro per il bibliotecario; a seconda delle dimensioni della biblioteca si prevedeva anche una rete locale (LAN) con la presenza di uno o più personal computer con funzioni di postazione (Windows 3.1 + TCP/IP + QVTNET) per l'uso da parte del personale per le attività di catalogazione e di movimentazione dei documenti e per l'uso da parte degli utenti per le ricerche sul catalogo collettivo.

Nella logica della riduzione al minimo degli interventi manuali e del controllo dei costi di gestione e del loro mantenimento al livello più basso possibile gli obiettivi di progetto contemplavano:

• la visibilità dell'intero catalogo in ogni sede mediante replica della base dati sul relativo server e con aggiornamenti batch notturni completamente automatici (invio da periferia a centro con protocollo UUCP, elaborazione centrale, invio da centro a periferia di tutte le variazioni, inserimento in periferia);
• l'eliminazione del catalogo a schede sostituito da ricerche in linea sul catalogo aggiornato in tempo reale per i dati di ogni singola biblioteca;
• la catalogazione decentrata, prevedendo la fase di riscontro dell'esistente già catalogato e/o la fase di catalogazione per autore direttamente in tutte le sedi e il completamento della catalogazione (soggetto, classificazione) e la supervisione da parte dell'ufficio centrale;
• la produzione centralizzata delle etichette per i documenti e delle tessere degli utenti con codici a barre;
• la gestione delle operazioni necessarie al prestito interbibliotecario mediante connessione, in emulazione di terminale, fra le sedi interessate dalla movimentazione;
• l'integrazione dell'attività fra gli operatori mediante l'uso della posta elettronica.

I primi risultati operativi si hanno già nel 1993: l'apertura della nuova sede della Biblioteca di Vimercate avviene nella primavera del 1993 con 10 postazioni di ricerca al pubblico e altrettante postazioni per gli operatori.

Nel corso dei successivi due anni si completa la fase di installazione presso le altre biblioteche del Sistema.

Tra il 1994 e il 1997, per discutibili scelte amministrative, la rete del Sistema è stata lasciata senza alcuna assistenza sistemistica a parte quella in supplenza svolta dal fornitore del software applicativo (Copin).

Nell'autunno del 1997 sono stato chiamato, in qualità di progettista della originaria rete informatica, ad una indagine sul campo, con visite in tutte le sedi bibliotecarie, nel frattempo diventate 19, per rilevare lo stato di funzionamento della rete informatica ed in particolare delle procedure di aggiornamento, la situazione dell'hardware installato e di quello eventualmente da installare, gli interventi urgenti da attuare in ciascuna realtà, le aspettative di ciascuna biblioteca e l'adesione o meno ad ipotesi di aggiornamento ed espansione del servizio.

Le visite hanno permesso di costruire un quadro organico della situazione e di stendere il progetto di sviluppo ad ampio respiro da realizzare nell'arco di alcuni anni e che tenesse conto dei notevoli progressi di hardware e software.

La decisione di adottare software di sistema ed applicativo freeware o comunque Open Source comporta una drastica riduzione dei costi di acquisizione e gestione del software oltre ad un netto miglioramento delle qualità operative e della sicurezza di lavoro.

L'adozione di Linux come nuovo sistema operativo di riferimento sia per i server che per le postazioni operatore ed utente permette di ridurre sensibilmente la necessità di operazioni sistemistiche oltre l'iniziale installazione e ha facilitato le attività di manutenzione, assistenza ed aggiornamento remoto e a distanza (per maggiori informazioni sulla scelta di Linux si veda il mio intervento al convegno Linux In Biblioteca - Genova, 8/4/1999 pubblicato sul sito del Sistema www.sbv.mi.it).

Le nuove interfacce in ambiente WEB verso l'applicazione UNIBIBLIO hanno permesso l'accesso al catalogo anche da Internet e l'uniformità di presentazione con le postazioni di ricerca all'interno delle Biblioteche.

L'adozione di tecniche di analisi dei risultati, la pianificazione di valutazioni e verifiche nelle fasi di realizzazione permettono, in modo più semplice, la correzione di storture ed eventualmente anche la revisione dinamica degli obiettivi.

La filosofia del progetto è anche il miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia dell'uso delle risorse, in particolare quelle umane. Si pensa ad esempio di facilitare l'accesso diretto degli utenti ad alcune operazioni di routine svolte ora dal personale ridisegnando il ruolo del bibliotecario verso attività di maggior qualità.

La realizzazione del progetto sta proseguendo in modo lineare e soddisfacente: al fine di ridurre i tempi di installazione e migliorare l'affidabilità complessiva si sono stese schede tecniche per gli acquisti di hardware (aggiornate ogni 2/3 mesi) e si è ingegnerizzata una installazione uniforme di software di sistema ed applicativo identica per tutte le macchine. È stata già riprogettata e sviluppata la nuova procedura centralizzata di gestione degli operatori.

L'intera rete del Sistema (nel protocollo TCP/IP) è costituita da una classe A IPV4 privata suddivisa nelle sottoreti di ciascuna biblioteca e del centro.

La struttura della rete del Sistema prevede che sulle singole LAN e nelle connessioni remote possano coesistere protocolli diversi (TCP/IP, NETBEUI, ecc.) per la presenza sia di macchine dotate di Linux (e samba) che di macchine dotate di Windows (usate solo per la consultazione di CDROM).

La rete geografica del Sistema è completa ed è costituita da una LAN per ogni biblioteca con almeno una macchina che svolge le funzioni di server con la copia locale dell'archivio catalografico collettivo e con la copia delle pagine del sito WEB del sistema e con una o più postazioni per il lavoro degli operatori e per l'accesso ai servizi da parte degli utenti.

Oltre alla rete di ciascuna biblioteca esiste al centro una rete locale degli uffici del Sistema con una struttura simile a quella di una biblioteca ma con le funzioni necessarie alla raccolta delle variazioni, alla validazione dei dati e all'allineamento degli altri archivi decentrati.

Alla struttura illustrata, nei mesi scorsi, si è aggiunta anche la rete delle macchine server che implementano il sito WEB del Sistema che per loro natura devono fornire servizio in modo continuativo. La connessione al provider (Infostrada) avviene mediante un canale CDN a 128Kbit.

L'architettura operativa richiede quindi che tutti i server siano sempre in funzione, giorno e notte, 365 giorni all'anno, indipendentemente dalla presenza sul posto di personale, sia per permettere la regolare attività di gestione (comprese le connessioni da altre sedi per i prestiti interbibliotecari) sia per le attività di aggiornamento quotidiano, eseguite a tempo, che riguardano gli archivi catalografici e le basi dati da cui sono costruite le pagine del sito, sia per le attività di manutenzione, assistenza ed aggiornamento di sistema svolte da remoto.

In accordo con il progetto di sviluppo tutti i server sono stati sostituiti e sono dotati, così come le nuove postazioni, del sistema operativo Linux, dell'ambiente grafico Xwindow, di monitor da 17 pollici, di schede sonore, casse e microfoni.

Quasi tutte le biblioteche hanno ricablato o esteso la rete locale con tecnologie a switch e hub e per la fine del 2000 si prevede la sostituzione di tutte le vecchie postazioni.

A ciascun server di biblioteca sono deputate tutte le funzioni di gestione locale, di connessione sia verso le altre biblioteche che verso il provider Internet e di tenuta della posta elettronica degli operatori.

Per l'invio della posta ad altri operatori si attivano, senza intervento manuale, le connessioni fra i server coinvolti, mentre per l'invio verso l'esterno si attiva la connessione al provider Internet. Un apposito server della rete WEB dell'ufficio centrale del Sistema è deputato alla ricezione della posta entrante dall'esterno che viene rediretta al server di biblioteca a cui appartiene il destinatario, sempre mediante attivazione automatica della connessione.

Da qualsiasi postazione di una biblioteca è possibile raggiungere il server di un'altra biblioteca o del centro ed è possibile innescare la connessione al provider per l'accesso a Internet.

Tutte le postazioni degli operatori e i server sono abilitati all'uso di Internet mentre le postazioni al pubblico possono usufruire del servizio di accesso ad Internet solo mediante attivazione via prenotazione. La prenotazione e la gestione degli stati delle postazioni, nonché la funzione di incasso sono svolte direttamente dagli operatori sulle loro postazioni mediante apposita applicazione client/server realizzata con prodotti Open Source (Tcl/Tk, shell, Postgres).

Le connessioni avvengono via canali ISDN gestiti da schede montate direttamente sui server, evitando la presenza di router ISDN o di altre attrezzature supplementari: la soluzione si è rivelata semplice ed economica.

L'attivazione dei servizi è completamente trasparente all'utente, non richiede alcun suo intervento ed avviene on demand mediante l'uso di un gestore software per ogni sottorete a cui è possibile la connessione (oggi 27).

L'accesso a Internet dalle postazioni di una biblioteca avviene attraverso il server locale che funge da concentratore ed usa la funzione di masquerade per isolare la sottorete privata dall'esterno e le funzioni di firewall per l'abilitazione delle postazioni e la sicurezza della rete locale.

La connessione di ogni server al provider avviene con protocollo PPP sincrono in HDLC mentre la connessione fra le biblioteche avviene in modo asincrono in X75 sia con protocollo UUCP (per gli aggiornamenti notturni) sia in TCP/IP con PPP asincrono per tutti gli altri servizi (prestito interbibliotecario, posta elettronica, ecc.)

La sostituzione della connessione da semplice emulazione di terminale a connessione fra le reti locali ha permesso l'attività contemporanea nei due sensi e la sensibile semplificazione delle attività svolte dal personale, oltre ovviamente alla drastica riduzione dei tempi di attivazione a pochi secondi e un sensibile aumento della velocità di lavoro.

Questo tipo di connessione permette la condivisione di risorse remote con grande facilità come avviene per la stampante industriale di etichette con codice a barre che viene utilizzata da tutti gli operatori nelle loro biblioteche anche se fisicamente localizzata nell'ufficio centrale del Sistema.

Il criterio della condivisione delle risorse viene adottato anche in rete locale rendendo disponibili a tutte le postazioni stampanti (anche a colori), scanner, ecc.

Da alcuni mesi è stata adottata la suite StarOffice (distribuita gratuitamente da Sun Microsystems) per l'elaborazione di testi, tabelle, grafici, presentazioni.

Particolare attenzione è riservata al sito Web del Sistema e delle biblioteche, alla sua manutenzione ed al suo sviluppo. Nonostante il sito sia aperto solo da pochi mesi si sono raccolti interessanti riscontri che hanno spinto ad una rielaborazione e ad un ampliamento degli obiettivi e dei servizi che si intendono offrire.

Il sito Web attualmente fornisce la consultazione di pagine descrittive dei servizi, delle modalità di fruizione, degli orari, ecc. di tutte le Biblioteche aderenti, la consultazione del catalogo on-line del Sistema (aggiornato con ritardo massimo di 24 ore), la consultazione della banca dati di eventi e corsi del territorio.

È importante notare come tutte le funzionalità che risiedono e risiederanno sul sito sono riproposte anche sulle postazioni a disposizione degli utenti con il vantaggio indubbio dell'uniformità fra accesso Internet ed accesso locale e con la possibilità di feedback molto più rapidi all'introduzione di nuove funzioni.

Uno degli aspetti più innovativi del sito risiede nel fatto che tutte le pagine sono generate e provengono da normali attività di lavoro registrate negli archivi dell'Intranet del Sistema. Dagli stessi archivi si ottengono non solo le pagine HTML ma anche il cartaceo di uso quotidiano.

Per facilitare la creazione delle pagine Web da parte dei bibliotecari sono stati ideati alcuni strumenti di prototipazione che permettono il riempimento dalla base dati da cui vengono generate in automatico le pagine su struttura già predisposta senza che l'operatore sia costretto ad imparare l'HTML e ad intervenire sulla grafica delle pagine.

L'applicazione appositamente progettata e realizzata con strumenti Open (postgres, shell, awk, tcl/tk, ecc.) è stata chiamata SBV-BUILDER.

Per garantire uniformità del sito sono state predisposte home page tipo e sono state adottate strutture logiche e grafica comune per i vari settori. A livello centrale è possibile ridefinire la struttura dell'albero delle pagine HTML, prototipate fino al terzo livello.

Le informazioni di comunità (corsi ed eventi) vengono caricate nelle singole biblioteche e confluiscono in un db relazionale realizzato con Postgres: un motore di ricerca provvede a presentare le iniziative richieste in pagine dinamiche del sito.

In ogni biblioteca del Sistema avviene l'inserimento dei dati che confluiscono poi nella base dati collettiva. Ciascun bibliotecario ha la responsabilità delle informazioni della propria biblioteca e provvede alla loro manutenzione. Ciascun server di biblioteca e quello del sito vengono allineati all'archivio centrale mediante aggiornamento dal server del Sistema. Da ciascuno degli archivi presenti su ogni server vengono generate le pagine HTML che si sono modificate.

In questo modo è molto elevata la ridondanza e la sicurezza è ampiamente garantita, essendo il server del sito una delle 28 copie identiche sparse sul territorio.

Da settembre 2000 è stata attivata una nuova procedura di gestione dell'ufficio di catalogazione con l'implementazione di appositi programmi per la prenotazione del lavoro a lotti e per la traccia on-line del lavoro di catalogazione: il servizio è attivo su uno dei server della rete Web a cui gli operatori si connettono per la verifica dello stato di avanzamento lavori e per le operazioni di assegnazione di un nuovo lotto.

Gli ultimi mesi del 2000 e il 2001 vedranno la fase di sperimentazione e di attivazione di nuovi servizi on-line, lo sviluppo di applicazioni per l'archiviazione e il trattamento di immagini e documenti, l'attivazione del servizio fax integrato, in modo simile a quanto avviene per la posta elettronica, con un server centrale che provvederà alla trasmissione dei fax. Per la ricezione si conta di utilizzare il servizio Netfax del provider Internet (Tiscali).

La sperimentazione inizierà con la messa in linea del sistema di autenticazione degli utenti (coloro che avranno accesso alle funzioni lo faranno con apposita identificazione e password) e proseguirà con l'attivazione del servizio di informazione su corsi ed eventi e del servizio di comunicazione agli utenti.

L'utente potrà scegliere la forma di comunicazione che preferisce per le diverse informazioni che vuole richiedere: posta elettronica, messaggio breve su cellulare, fax su cellulare, fax su telefono di rete fissa, messaggio vocale su cellulare, messaggio vocale su telefono di rete fissa, comunicazione cartacea. Non è esclusa, per i prossimi anni, la realizzazione anche di caselle vocali sul sito del Sistema.

Dall'inizio del 2001 sarà possibile, dalle postazioni e da Internet, iscriversi alle Biblioteche o, genericamente al Sistema e usufruire della possibilità di effettuare prestiti, prenotazioni, rinnovi di prestiti e consultare e/o modificare la propria situazione di prenotazioni e prestiti.

A seguire verranno attivate le funzioni relative alle proposte di acquisto (con possibilità di consultazione on-line della propria pratica), alle richieste di reference on-line, alla prenotazione di consulenze del bibliotecario, alla prenotazione di salette di studio e/o postazioni internet, con o senza assistente.

La quasi totalità dei servizi on-line sarà gestita da procedure automatiche senza intervento di operatore ed alcune procedure attualmente manuali diverranno automatiche (come ad esempio la comunicazione di disponibilità di un volume prenotato).

Sempre nel 2001 verranno potenziati i servizi informativi forniti dal sito Web con l'introduzione anche della versione in lingua inglese.

Negli anni seguenti si pensa di potenziare ulteriormente i servizi on-line estendendo il sito anche ai servizi WAP e all'uso dei messaggi brevi da cellulare per la ricezione di transazioni da parte degli utenti. L'introduzione della carta d'identità elettronica permetterà di estendere i servizi di borsellino elettronico e la sostituzione della tessera di iscrizione. Per gli operatori si affiancheranno alle attuali procedure anche applicazioni che utilizzino le tecniche multimediali quali audio e video remoti, audioconferenze, ecc.

In tutti questi anni le Biblioteche e le loro Amministrazioni hanno capito che il loro sviluppo si basava sulla cooperazione reciproca e sulla integrazione dei servizi nel Sistema Bibliotecario ed hanno avuto il coraggio di scegliere soluzioni tecniche avanzate e non consuete. Nel tempo, tali scelte si sono rivelate giuste e vincenti: sono perciò orgoglioso di aver contribuito con il mio supporto tecnico alla loro realizzazione.