Dalla rete metropolitana alla rete provinciale: organizzazione dei servizi della rete SBS

Contributo sul tema "L'innovazione tecnologica ed organizzativa per i servizi di biblioteca", presentato in occasione del convegno internazionale di studi "Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida" (Firenze, 14 febbraio 2001).
 

Abstract

Il catalogo SBS è accessibile in rete all’indirizzo http://www.unisi.it/biblioteche.htm e attraverso il Metaopac della Regione Toscana (http://www.cultura.toscana.it/index.htm).

1. Contesto

Nel corso degli anni successivi, e soprattutto a partire dagli anni '90, l'Università ha stipulato altre convenzioni con i principali Enti cittadini: l'Università per Stranieri, l'Accademia musicale Chigiana, l'Accademia di Scienze naturali dei Fisiocritici, la Basilica dell'Osservanza, l'Azienda farmaceutica e di ricerca Iris-Biocine, la Diocesi di Siena [1], definendo così i contorni di una vera Rete metropolitana [2] denominata SBS - Servizio Bibliotecario Senese.

Come si vede si tratta di Enti con diversa ragione sociale, pubblica e privata, ciascuno dei quali può garantire la copertura bibliografica per specifici ambiti disciplinari, consentendo così di comporre un catalogo collettivo articolato.

1.1 Gestione in outsourcing dei servizi bibliografici

Tutte le convenzioni prevedono per le Biblioteche una gestione in outsourcing delle funzioni catalografiche e della gestione dei servizi da parte dell'Università di Siena. Sia le strutture hardware (Server e apparecchiature di rete) sia i prodotti software (Sistemi operativi, sistema di automazione bibliotecaria, programmi di monitoraggio a distanza, programmi aggiuntivi, ecc.), così come la manutenzioni HW e SW, la gestione della rete, la retribuzione e l'aggiornamento del personale dedicato, il coordinamento della Rete sono a carico dell'Ateneo, che provvede di volta in volta a stipulare contratti e ad acquisire licenze di rete geografica.

Agli Enti consorziati è richiesto di contribuire, in cambio dell'erogazione dei Servizi, in modo proporzionato alla dimensione della Biblioteca e ai servizi attivati. Le varie Biblioteche dunque non devono affrontare spese particolari per le strutture (se non quelle legate all'acquisto delle periferiche HW e alle connessioni di rete) e possono recedere in qualsiasi momento (secondo le modalità previste in ciascuna convenzione) dalla partecipazione alla Rete, conservando la piena titolarità e disponibilità dei dati elaborati durante il periodo della loro partecipazione alla Rete [3], senza dunque perdere nulla degli investimenti fatti.

Ovviamente questo richiede un lungo ed attento lavoro di progettazione poiché è necessario prevedere da parte dell'Ateneo una contrattazione delle licenze con i fornitori che sia sufficientemente lungimirante da poter comprendere le possibilità di estensione della Rete e la predisposizione di anticipazioni di spesa per quanto riguarda l'acquisto di attrezzature, programmi ma soprattutto la disponibilità e la formazione del personale dedicato.

Le Convenzioni bilaterali tra l'Ateneo e i vari Enti hanno natura diversa tra loro, alcune sono semplicemente onerose, altre prevedono una corresponsione di servizi. Le convenzioni con l'Accademia dei Fisiocritici e la Basilica dell'Osservanza, ad esempio, prevedono come contropartita una disponibilità di spazi e strutture fisiche che l'Ateneo usa per lezioni, esercitazioni degli studenti, seminari e convegni. Per quanto riguarda la convenzione con l'Università per Stranieri, a fronte della definizione di un costo per l'erogazione dei servizi da parte dell'Ateneo, si ha una compensazione annuale con l'attività di didattica dell'italiano che l'Università per Stranieri svolge in favore degli studenti stranieri, giunti a Siena in virtù degli scambi Erasmus dell'Ateneo.

Questa politica gestionale è frutto di un lungo processo evolutivo che si è determinato nel corso degli anni, coincide adesso con un primo avvio della gestione per budget di alcune strutture dell'Ateneo e dovrà articolarsi in una valutazione generale dei costi e delle risorse reali, ma anche delle risorse figurate (spazi, strutture logistiche, servizi) che entrano a far parte della gestione.

1.2 I contenuti delle Convenzioni

La maggior parte delle convenzioni [4] si limitano, volutamente, ad affrontare i temi della cooperazione per quanto riguarda la gestione dei cataloghi - condivisi o cumulati - la disponibilità dei servizi e la condivisione delle risorse in rete, l'adozione degli standard catalografici internazionali e la partecipazione alla definizione delle politiche comuni. Si conviene tuttavia sull'importanza che questi accordi costituiscano la base e la struttura su cui costruire progetti più ampi di cooperazione.

In altri termini la scelta fatta è quella di convenzioni agevoli e snelle che lascino aperte le possibilità per ulteriori accordi, configurandosi quindi come work in progress. Tutto ciò in base alla considerazione che è più facile definire accordi più ampi di cooperazione dopo che si è consolidata una pratica di lavoro in comune, mentre invece potrebbe risultare eccessivamente lungo e complesso definire fin dall'inizio tutti gli aspetti della cooperazione.

Le prospettive sono dunque legate ad una successiva stipula di accordi e alla definizione di una "carta dei servizi" che possa essere riscritta ed aggiornata più volte, via via che si definiscono nuove procedure e nuovi progetti.

Da una parte l'evoluzione continua degli strumenti bibliotecari fa ritenere che difficilmente si possa ambire ad una immediata previsione di tutti gli aspetti della vita bibliotecaria, dall'altra possono definirsi forme di cooperazione che riguardano alcuni partner della Rete e non altri, vuoi per caratteristiche specifiche delle strutture, vuoi per implicazioni di tipo economico.

Così non si è mai definita una politica organica degli acquisti (sulla base ad esempio di esperienze tipo Conspectus) ma la condivisione dei cataloghi ha spinto naturalmente verso una concertazione degli acquisti, soprattutto tra le Biblioteche dello stesso ambito disciplinare.

Si è deciso di avviare pragmaticamente la funzione di prestito automatizzato in quasi tutte le strutture della Rete, dandosi delle norme di cooperazione che sono già adottate da tutte le strutture, ma che non sono ancora formalmente codificate in una carta dei servizi.

La Commissione composta dai Responsabili di Biblioteca e dei Servizi centrali di Ateneo lavora sulla definizione e la codifica di questi regolamenti, di concerto con le Direzioni delle Biblioteche degli altri Enti.

Da alcuni anni sono stati costituiti Gruppi di lavoro tematici - a tempo determinato e indeterminato - cui partecipano i rappresentanti di tutte le Biblioteche aderenti al SBS. Questa organizzazione del lavoro, insieme alle periodiche riunioni con i Direttori delle strutture, garantisce la partecipazione di tutte le Biblioteche alla definizione delle politiche della Rete SBS. L'attività dei Gruppi consente inoltre di coinvolgere gli utenti finali nei test dei programmi e nella valutazione dei servizi erogati.

1.3 Il sistema di automazione adottato

Nel 1999 è stata decisa l'adozione di un nuovo sistema di automazione ALEPH500, programma di nuova generazione, basato su un database non proprietario (Oracle) e disponibile su piattaforma Unix; l'architettura Client - Server, la disponibilità di Server Z39.50 e il supporto attivo dato agli Standard di catalogazione e trasmissione dei dati, sono stati tra gli elementi principali che hanno determinato la scelta e la conversione dal precedente SW ALEPH300.

Contestualmente all'adozione del programma è stata decisa l'adozione dello standard UNIMARC già come formato di input dei dati e non solo per le funzioni di scambio dati, la scelta del "subset" è stata armonizzata con le opzioni della BNI ed è stata concordata con il Consorzio degli utenti italiani di Aleph.

Tale scelta consentirà di agevolare la catalogazione derivata da fonti esterne, lo scambio dei dati e consentirà in futuro una migrazione più agevole verso altri, nuovi, sistemi di automazione delle Biblioteche.

1.4 La struttura dei databases

Da un punto di vista numerico la Rete del Servizio Bibliotecario Senese riunisce oggi 52 Biblioteche (oltre a 13 Biblioteche di Dipartimento e ad alcune Raccolte librarie), il patrimonio bibliografico presente nell'archivio elettronico principale è composto da 750.000 record bibliografici, a questi si devono aggiungere i circa 200.000 record provenienti dalla conversione dei cataloghi delle Biblioteche della Provincia.

La struttura dei Cataloghi SBS prevede due archivi contenenti ciascuno monografie, periodici, spogli e record analitici ed un terzo archivio condiviso che contiene disegni, stampe, carteggi, manoscritti, monografie. Tutti e tre gli archivi condividono un unico Authority file, strutturato secondo le indicazioni di UNIMARC Authorities, nel quale confluiscono Autori persona ed Enti, Titoli uniformi, Luoghi e Soggetti.

2. Estensione della Rete SBS alle Biblioteche dei Comuni della Provincia di Siena

La scelta della Regione ha di fatto determinato una profonda trasformazione nelle Biblioteche toscane ed ha dato il via a processi di aggregazione e cooperazione piuttosto importanti.

Il protocollo di ricerca Z39.50 costituisce una chiave di volta fondamentale per la costruzione di cataloghi cumulativi virtuali frutto dell'integrazione di OPAC basati anche su SW diversi. Lo standard, nato specificamente in ambito bibliotecario, consente una notevole precisione e accuratezza nelle funzioni della ricerca e del recupero dei dati, con risultati decisamente migliori rispetto a quelli che si ottengono con i Metaopac basati su Web [6].

Tuttavia, causa forse la scarsa attenzione degli utenti o i ritardi nello sviluppo dei SW di automazione bibliotecaria, non sono molti ad oggi i cataloghi che in Italia consentono un accesso via Z39.50. Bisogna dire che anche nel resto di Europa non sembrano moltissime le esperienze in questo senso, mentre decisamente diversa è la realtà negli Stati Uniti, dove la disponibilità dello standard viene posta come conditio sine qua non non soltanto nell'acquisto dei SW ma anche nel finanziamento di progetti da parte degli Enti governativi [7].

La Provincia di Siena è stata una delle prime a cogliere la valenza e l'opportunità offerta dalla nuova normativa regionale per valorizzare e sviluppare i servizi delle Biblioteche dei Comuni della Provincia. Quasi tutte le Biblioteche avevano già automatizzato da anni i propri cataloghi attraverso il SW ISIS, distribuito gratuitamente negli anni precedenti dalla Regione Toscana, era tuttavia impensabile che, data la dimensione di molte di loro e fatta eccezione per alcune Biblioteche più grandi, queste potessero dotarsi di nuovi SW e di nuove tecnologie in grado di colloquiare con gli Standard previsti dalla nuova normativa.

Dal momento che la Provincia non era interessata ad acquisire autonomamente tecnologia e risorse umane necessarie alla gestione consortile dei cataloghi e considerata la presenza ormai ventennale della Biblioteca comunale di Siena nella Rete SBS, e la consuetudine di lavoro in comune, tutto questo ha contribuito a determinare la scelta finale.

Come si è già accennato, la scelta è risultata vincente anche in termini economici poiché non ha richiesto nessun particolare sforzo strutturale (hardware, risorse umane) né di acquisto, aggiornamento, manutenzione di licenza SW. Le spese sono sostenute dall'Ateneo che ha acquisito un'estensione della propria licenza e che riceve un rimborso da parte della Provincia sulla base di un accordo triennale.

Dal punto di vista dell'Ateneo la convenzione rappresenta un'ottima opportunità per estendere i Servizi del SBS ai propri utenti e a tutta la cittadinanza: molti studenti risiedono infatti nei Comuni della Provincia e grazie alla convenzione potranno accedere ai servizi di rete e al prestito interbibliotecario dalle Biblioteche dei propri comuni, senza doversi necessariamente spostare a Siena o ad Arezzo.

Una delle "gambe" che sostengono il progetto regionale è la strutturazione e l'attivazione dei Servizi di prestito interbibliotecario in tutte le sedi, attraverso un servizio di corriere privato che assicurerà uno scambio rapido e certo dei documenti tra le Biblioteche di tutta la Regione. Il progetto denominato "libri in rete" prevede una copertura da parte della Regione nello scambio delle opere tra Reti provinciali e si dovrà invece organizzare autonomamente, con modalità analoghe, lo scambio all'interno del Consorzio. Il progetto e le modalità di attivazione sono attualmente in fase di studio da parte delle Biblioteche.

2.1. Tre soggetti per la convezione provinciale

La convezione che definisce la dimensione provinciale della Rete SBS vede la sottoscrizione di tre Enti: la Provincia di Siena, la Biblioteca comunale degli Intronati e l'Università di Siena. A ciascuno è assegnato un compito specifico nella gestione del progetto. La Provincia di Siena mantiene un coordinamento politico-amministrativo ed è quindi responsabile del coordinamento generale del progetto, della quota principale del finanziamento e dei rapporti con la Regione da una parte ed i Comuni dall'altra, svolge un ruolo molto delicato di sensibilizzazione e coinvolgimento dei Comuni operando di concerto con gli Assessori alla Cultura ed i Bibliotecari.

La Biblioteca comunale di Siena, che è la più grande tra le Biblioteche dei Comuni e che dispone di una ricchissima collezione bibliografica, costituisce punto di riferimento per le altre Biblioteche ed assume un ruolo di coordinamento tecnico-biblioteconomico nel progetto. Partecipa dunque alla definizione generale del progetto e svolge un ruolo di consulenza nella riorganizzazione dei servizi e delle politiche interne a ciascuna delle Biblioteche. Avendo appena avviato un consistente progetto di recupero del pregresso costituirà punto di riferimento per la catalogazione derivata e sta lavorando alla progettazione di servizi di cooperazione tra le Biblioteche della rete provinciale sull'esempio di altre esperienze analoghe che si sono sviluppate nel Nord d'Italia.

L’Università di Siena, come si è detto, si occupa della gestione centrale dei Servizi e della Rete SBS, rispetto al progetto mantiene un ruolo di coordinamento informatico-biblioteconomico.

Del progetto faranno parte le Biblioteche di 35 Comuni:

Abbadia San Salvatore, Asciano, Buonconvento, Casole d'Elsa, Castellina in Chianti, Castelnuovo Berardenga, Castiglione d’Orcia, Cetona, Chianciano Terme, Chiusdino, Chiusi, Colle Val d’Elsa, Gaiole in Chianti, Montalcino, Montepulciano, Monteriggioni, Monteroni d’Arbia, Monticiano, Murlo, Piancastagnaio, Pienza, Poggibonsi, Radda in Chianti, Radicofani, Radicondoli, Rapolano Terme, San Casciano dei Bagni, San Gimignano, San Giovanni d’Asso, San Quirico d’Orcia, Sarteano, Sinalunga, Sovicille, Torrita di Siena, Trequanda.

3. Le fasi del progetto

3.1 Entro il 2000

Lo sviluppo del progetto principale avrà durata triennale, il primo obiettivo è stato la realizzazione di un OPAC con interfaccia WWW, che consente di interrogare cumulativamente tutti i cataloghi del Servizio Bibliotecario Senese ed è inoltre possibile interrogare singolarmente il catalogo di ciascuna delle Biblioteche.

Questo ha richiesto anzitutto un accurato lavoro di analisi e di data mapping dei cataloghi informatizzati delle varie Biblioteche, la maggior parte dei quali erano stati elaborati con il SW ISIS, successivamente è stato predisposto un programma di conversione, sulla base del formato UNIMARC, di correzione automatica dei dati e la loro importazione in un nuovo Catalogo SBS02 in cui saranno cumulati. Entro il mese di novembre del 2000 saranno completate le operazioni di validazione dei dati da parte di tutte le Biblioteche e saranno effettuate le importazioni finali dei dati.

Contestualmente è stato attivato il Sever Z39.50 ed è stato possibile concludere il progetto per la partecipazione del catalogo SBS al Metaopac regionale [9].

Entro il mese di dicembre otto delle Biblioteche inizieranno le funzioni di catalogazione, gestione delle holding, catalogazione derivata e stampa dei documenti.

3.2 Entro il 2002

Altre otto delle Biblioteche attiveranno le funzioni di catalogazione e stampa entro i primi sei mesi del 2001, a seguito di corsi di formazione specifica. Mentre le Biblioteche che hanno già attivato tali funzioni attiveranno il prestito automatizzato, la gestione del cardex automatico dei periodici ed il modulo del prestito interbibliotecario, solo alcune si prevede vogliano attivare anche le funzioni di acquisizione automatizzata.

Successivamente saranno previste le funzioni di SDI e la catalogazione in altre otto Biblioteche.

Entro la fine del tempo stabilito per il progetto e cioè il 2002, tali funzioni saranno attivate presso tutte le Biblioteche dei Comuni della Provincia.

3.3 Formazione del personale bibliotecario

L'adozione del nuovo programma di automazione e l'applicazione dello standard UNIMARC per la descrizione dei documenti bibliografici, ha richiesto l'attivazione di adeguati moduli formativi. L'automazione già avviata da anni presso molte delle Biblioteche, non ha reso necessario un'attività formativa di base sugli strumenti e i programmi informatici, sarà invece opportuna una formazione sul lavoro in cooperazione, sulle risorse e i servizi disponibili in rete, così come sulla catalogazione derivata, sull'analisi semantica e la soggettazione secondo le norme GRIS, adottate dalla maggior parte delle Biblioteche aderenti al SBS.

3.4 Interventi di pulizia e integrazione dei cataloghi delle biblioteche comunali

Completato il primo riversamento - e di pari passi con l'attivazione dei moduli gestionali presso le diverse strutture - sarà possibile costituire progressivamente un nuovo catalogo in cui si integrino e non si cumulino più le diverse notizie bibliografiche. Questa fase di lavoro prevede la realizzazione di alcuni programmi di pulizia dei cataloghi e di deduplicazione dei documenti, in modo che una stessa descrizione sia presente una sola volta nel catalogo, a questa saranno legate le notizie amministrative e relative al prestito di ciascuna delle Biblioteche che possiedono il documento.

4. Banche dati e consorzi

Per queste risorse elettroniche è stata avviata con il fornitore una contrattazione unica per l'intero Consorzio SBS e quindi l'accesso e la consultazione sarà possibile da tutte le Biblioteche della Rete metropolitana e provinciale.

Un Gruppo di studio, nominato nell'ambito della Commissione Biblioteche dell'Ateneo, sta valutando le diverse possibilità che oggi si offrono per la partecipazione a Consorzi nazionali per l'accesso alle risorse elettroniche, in questo caso il progetto riguarda soltanto una parte delle Biblioteche del Servizio Bibliotecario Senese e l'accesso sarà quindi limitato - sulla base degli indirizzi IP - agli utenti e ai ricercatori dell'Ateneo. Una volta definita la partecipazione ad uno dei Consorzi, le riviste elettroniche saranno integrate nel Catalogo bibliografico, rendendole accessibili per l'utente attraverso un’unica interfaccia.