Il caso BNCF: la prima biblioteca italiana a impostare un Sistema Qualità conforme alle ISO 9000

di Alessandro Sardelli (in linea da febbraio 2001)
Convegno Strumenti e strategie per la costruzione della biblioteca ibrida, Firenze, 14 febbraio 2001

Abstract

L’articolo presenta il percorso fatto dalla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF), per realizzare un Sistema Qualità conforme alla Norma ISO 9002. L’iniziativa s’inserisce nel cambiamento organizzativo che investe in Italia la Pubblica Amministrazione.

Al fine di comprendere il contesto in cui è stato realizzato il Sistema Qualità, l’articolo descrive la storia e l’attuale struttura della BNCF, la più grande biblioteca italiana di conservazione, che ha i compiti di raccogliere tutto quanto è stampato in Italia e di produrre la Bibliografia Nazionale Italiana (BNI). Sono quindi descritte le attività svolte per realizzare il Sistema Qualità come ausilio e integrazione del sistema organizzativo adottato dalla Biblioteca. Un paragrafo è dedicato all’utilizzo delle ISO 9000, come modello di riferimento, per i Sistemi Qualità. Nell’ultimo paragrafo sono passati in rassegna i prodotti realizzati fino a questo momento dalla BNCF, nell’ambito del progetto: le Linee guida per l’interpretazione delle ISO 9000, le Procedure e Istruzioni operative della Biblioteca, il Manuale della Qualità, la Carta dei servizi.

1. Premessa

Da quando negli anni ’90 è iniziato un lento ma progressivo cambiamento dello Stato italiano, anche l’organizzazione delle biblioteche che afferiscono alla Pubblica Amministrazione ha iniziato un altrettanto lento ma inesorabile cambiamento organizzativo. Il diverso rapporto che si è affermato in quegli anni tra cittadini e Pubblica Amministrazione, ratificato in leggi e norme sulla trasparenza ed efficienza degli apparati dello Stato, è in parte servito a ricomporre la dicotomia creatasi tra pubblico e privato. In questa nuova ottica la Pubblica Amministrazione si sta modificando per dare servizi e quindi biblioteche al cittadino. Il passaggio avviene in un momento in cui la tecnologia mette a disposizione strumenti molto potenti, in grado di agevolare il cambiamento di fisionomia e di ruolo delle biblioteche. Un segnale di questo cambiamento è la continua nascita di nuove professioni, le cui peculiarità, nell’ambito della produzione e gestione dei documenti, sono il pragmatismo degli interventi e la conoscenza delle nuove risorse tecnologiche. Ma questo radicale cambiamento nei servizi di biblioteca non sempre è accompagnato da un’adeguata evoluzione culturale e organizzativa. La stessa volontà di gestire i servizi della Pubblica Amministrazione in modo privatistico, deve fare i conti con una mancanza di cultura manageriale diffusa un po’ a tutti i livelli di responsabilità. Occorre allora introdurre, in generale nella Pubblica Amministrazione e in particolare nelle biblioteche, dei modelli organizzativi nuovi, ma collaudati; in modo da superare assetti gestionali oramai inefficaci e una certa tendenza all’improvvisazione, anche se – a dir il vero – non sempre negativa. Gran parte di questi modelli nascono nel settore privato e sono stati collaudati all’estero. Potremo adattarli al contesto italiano e in particolare a quello dei servizi di biblioteca, se non ci limiteremo a copiarli, ma se riusciremo a comprenderli, interpretarli e applicarli in modo creativo. Uno di questi modelli è fornito dall’omologazione ai requisiti della normativa ISO 9000. Il testo che segue è il racconto del percorso fatto fino a questo momento dalla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze per realizzare un Sistema Qualità conforme alla Norma ISO 9002.

2. Caratteristiche della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze

Per comprendere il progetto che stiamo descrivendo è necessario acquisire alcune informazioni sulla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (BNCF). La sua origine risale al 1747 quando fu aperta per la prima volta al pubblico con il nome di Magliabechiana, avendo origine dalla biblioteca privata di Antonio Magliabechi, lasciata con atto testamentario "a beneficio universale della città di Firenze". La Magliabechiana fu unificata nel 1861 alla Biblioteca Palatina dei Lorena, assumendo il nome di "Biblioteca Nazionale" e diventando nel 1870 "Centrale"; perciò da allora è una biblioteca statale che riceve per diritto di stampa una copia di tutto quanto è pubblicato in Italia.

Originariamente la Biblioteca ebbe sede in locali che facevano parte del complesso degli Uffizi. Nel 1935 fu trasferita nell’attuale sede di Piazza Cavalleggeri, uno dei rari esempi in Italia di edilizia bibliotecaria. Attualmente ha una sede principale e due sedi decentrate: un’emeroteca al Forte di Belvedere e un laboratorio di restauro nell’ex convento di Sant’Ambrogio.

Dal 1886 svolge l’incarico di redigere la Bibliografia nazionale, pubblicando prima il "Bollettino delle pubblicazioni italiane ricevute per diritto di stampa", poi, dal 1958, la "Bibliografia Nazionale Italiana" (BNI). La BNCF è stata sede pilota del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), il cui obiettivo è la gestione in rete dei servizi bibliotecari italiani.

La Biblioteca dispone di un patrimonio di oltre 5.300.000 volumi a stampa, 115.000 testate di periodici di cui circa 14.000 in corso, 3.700 incunaboli, 25.000 manoscritti, 29.000 edizioni del XVI secolo e circa 1.000.000 di autografi. Le scaffalature dei depositi librari coprono attualmente 108 km lineari, con un incremento annuo di 1 km e 475 metri. La maggior parte delle sue raccolte è conservata in magazzini non direttamente accessibili al pubblico, mentre il servizio di consultazione si svolge in sale di lettura e riservate a scaffale aperto secondo logiche di raggruppamento tematico. Per preservare i suoi fondi rari e le sue collezioni, la consultazione è destinata a chi svolge attività di ricerca e a coloro che, non potendo reperire in altre biblioteche le pubblicazioni necessarie ai loro studi, possono dimostrare la necessità d’utilizzare le sue raccolte. L’istituto è attualmente una Biblioteca del Ministero per i beni e le attività culturali ed ha in organico effettivo 273 persone.

3. Il Progetto Qualità in Biblioteca

Nel 1998 i responsabili della Biblioteca Nazionale e dell’Ufficio centrale per i beni librari del Ministero per i beni e le attività culturali avviarono una riflessione sulla possibilità d’introdurre logiche di Qualità Totale in biblioteca. Venne così iniziato, con l’assistenza della Galgano & Associati, un progetto denominato Qualità in Biblioteca, che prevedeva due diversi approcci per introdurre la Qualità in due biblioteche con compiti di "Nazionali Centrali": la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze e la Biblioteca Nazionale Centrale Vittorio Emanuele II di Roma. L’intenzione dell’Alta direzione era di sperimentare due diversi modelli, in modo da valutare quali tecniche poter utilizzare per diffondere la Qualità nelle altre biblioteche del Ministero. Alla Biblioteca Nazionale di Roma fu affidato l’incarico di svolgere un’indagine di customer satisfaction e, in base all’analisi dei risultati ottenuti e alle criticità evidenziate dagli utenti, fu applicata la logica del miglioramento continuo - utilizzando tecniche di miglioramento dei processi – per eliminare tali criticità. Diversamente alla Biblioteca Nazionale di Firenze fu affidato un compito più specifico: realizzare un Sistema Qualità conforme alla normativa ISO 9000, con l’obiettivo sfidante di richiedere la certificazione. Sin dall’inizio del progetto fu attivato un Comitato guida presso l’Ufficio centrale per i beni librari, con il compito di coordinare le due iniziative e valutarne i risultati. Nel luglio 1998 fu costituito e iniziò a riunirsi il Comitato guida della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, formato dalla Direttrice e da alcuni fra i suoi più stretti collaboratori, per analizzare, punto per punto, con l’ausilio di esperti della Galgano & Associati, la normativa ISO 9000. Venne così scelto il modello ISO 9002 e, dopo alcuni mesi di lavoro, venne prodotto il documento, Linee guida per l’applicazione della normativa ISO 9000 alla Biblioteca, che è servito come base per guidare la fase di audit iniziale alla Biblioteca e l’avvio del processo di omologazione alla normativa. Successivamente, dal gennaio 1999, gran parte della struttura della BNCF è stata impegnata a definire le Procedure del Sistema Qualità, a formalizzare le Istruzioni con cui sono resi operativi i suoi servizi e a sintetizzare il tutto nel Manuale della Qualità, che è stato prodotto nel gennaio 2000. Il 1999 è stato quindi un anno di intenso lavoro per la BNCF sulla qualità. Tutto il suo personale è stato coinvolto nel progetto Qualità in Biblioteca: circa il 38% partecipando direttamente ed attivamente al lavoro dei Gruppi di progetto, con l’incarico di scrivere le Procedure gestionali e le Istruzioni operative; il restante personale partecipandovi indirettamente, permettendo d’ammortizzare il carico di lavoro aggiuntivo - sempre presente quando si realizza un Sistema Qualità - in modo da garantire l’erogazione normale dei servizi. Il risultato è stato quello di aver definito fino a questo momento 19 Procedure gestionali e 21 Istruzioni operative: le prime per stabilire in che modo la Biblioteca presidia i processi gestionali indicati nel Modello ISO 9002; le seconde per prescrivere, in modo dettagliato, come svolgere le attività collegate ai servizi primari della Biblioteca. Furono così gettate le basi per costruire il Sistema Qualità della BNCF: talvolta formalizzando, come richiesto dalla normativa, operazioni da sempre svolte in Biblioteca; talora introducendo procedure nuove, come nel caso della gestione delle "non conformità", dei "reporting" sul Sistema Qualità e delle "verifiche ispettive" interne. Specialmente la procedura per la gestione delle "non conformità" è stata vista come un’occasione particolarmente innovativa ed è stata sperimentata, con buon esito, nel "settore distribuzione". Ma anche altre innovazioni organizzative sono state immesse in questa prima fase del progetto. In particolare il personale coinvolto è stato via via introdotto, con training sul campo, all’utilizzo di logiche di Total Quality Management, per cui sono state apprese tecniche relazionali di gruppo, è stata acquisita la prassi di ottimizzare il tempo dedicato alle riunioni di lavoro, è stata in parte acquisita la consapevolezza di "lavorare per processi" e, gradualmente, quella di utilizzare strumenti per il miglioramento e definire logiche di "responsabilità operativa".

4. Da Progetto Qualità a Sistema Qualità

Con l’anno 2000 è iniziata la seconda fase del progetto Qualità in Biblioteca. Una volta che la BNCF ha definito cosa fare per implementare il suo Sistema Qualità, si è passati a mettere in pratica quanto era stato deciso. Ed è in questa fase che il "progetto" ha avuto una metamorfosi ed è diventato "sistema". Da questo momento in BNCF le Procedure e le Istruzioni operative del Sistema Qualità dovevano essere utilizzate come strumenti di lavoro, per gestire l’erogazione dei servizi e garantire il loro miglioramento. É stato questo il momento più difficile, che ancora non abbiamo superato. É, infatti, in questa fase che l’azienda decide se veramente usare l’innovazione organizzativa per fare un salto di qualità. Ed è in un certo senso un punto di non ritorno. Perché il Sistema Qualità porta, inevitabilmente, verso obiettivi d’eccellenza che si spostano sempre in avanti: i problemi diventano sfide; la filosofia aziendale diventa quella del "miglioramento continuo"; la soddisfazione del cliente diventa lo scopo primario dell’organizzazione. In altre parole, per un Ente pubblico come la biblioteca, significa trovare un nuovo rapporto con la propria utenza. Per questo motivo, nel luglio del 2000, nella delicatissima fase d’implementazione del Sistema Qualità - applicazione sul campo delle Procedure e delle Istruzioni operative, formazione a cascata su tutto il personale, formazione specifica per gli auditor del Sistema Qualità e avvio delle verifiche ispettive interne -, la Direzione della BNCF, in accordo con l’Ufficio Centrale per i Beni Librari, ha pensato d’impegnarsi anche nella preparazione di una Carta dei servizi; obiettivo per altro già indicato nel Manuale della Qualità. É stata quindi fatta la mappatura dei servizi della BNCF, individuando per ciascun servizio le caratteristiche della qualità, gli indicatori di misurazione e i livelli minimi di prestazione.

Il "caso BNCF", essendo un’esperienza ancora in corso nel momento in cui scriviamo (ottobre 2000), non sappiamo quanto riuscirà a diventare un modello per il cambiamento organizzativo delle biblioteche italiane. Tuttavia la sua evoluzione consente d’ipotizzare entro l’anno prossimo il raggiungimento di risultati tangibili, orientati alla cultura del servizio, che dovrebbero portare alla certificazione del suo Sistema Qualità. In ogni caso possiamo affermare che il percorso intrapreso dalla BNCF è stato fino a questo momento positivo, specialmente per aver introdotto in una grande biblioteca pubblica di conservazione alcuni importanti elementi di cultura manageriale, quali presupposti indispensabili per far transitare la Biblioteca dal ruolo storico di "contenitore" a quello più moderno di "servizio".

5. Il Modello ISO 9000

La BNCF è la prima biblioteca italiana a tentare di ottenere la certificazione ISO 9000. É quindi un’esperienza cui potranno avvalersi le altre biblioteche italiane. Aver sperimentato questa metodologia organizzativa, nata in ambiente manifatturiero e oggi proposta come modello di riferimento per organizzazioni di ogni tipo, può interessare altre biblioteche o reti di biblioteche decise ad adottare parametri esterni per migliorare la propria organizzazione. Fra questi parametri esterni possiamo considerare la normativa ISO 9000. Si tratta di una famiglia di norme con cui gettare le basi per i Sistemi Qualità. Le ISO 9000 - una nuova edizione è prevista per inizio 2001 - sono sostanzialmente articolate in 20 punti. Ciascun punto o paragrafo della Norma individua un requisito che un’organizzazione deve possedere se vuole essere affidabile. I venti punti o requisiti indicati dalle ISO 9000 coprono tutte le funzioni e i processi di un’organizzazione: dalla Direzione alla pianificazione delle attività e dei compiti da perseguire; dagli approvvigionamenti all’erogazione dei servizi; dall’assistenza agli utenti ai controlli sulle prestazioni erogate, alla formazione del personale, prescrivendo le attività minime che un’organizzazione (quindi anche una biblioteca) deve svolgere per operare secondo standard di qualità. La normativa mette al centro del "sistema" la "Assicurazione Qualità". Per le ISO 9000 è la "Assicurazione Qualità" che ha il duplice compito di controllare i servizi erogati dalla biblioteca e di dimostrare come la biblioteca controlla se stessa. Cioè per le ISO 9000 la biblioteca deve non tanto "alzare" il proprio livello di qualità, quanto creare le condizioni perché siano garantiti dei livelli soddisfacenti di qualità. Proprio ciò che deve essere fatto per realizzare una Carta dei servizi. Condizione fondamentale perché la "Assicurazione Qualità" possa dare dei risultati è che il Sistema Qualità funzioni in maniera integrata con il Sistema Biblioteca; vale a dire che non si creino inutili sovrapposizioni e appesantimenti burocratici. Infatti lo scopo e la vera utilità di un Sistema Qualità ISO 9000 è quello di fornire all’Alta direzione e agli utenti della biblioteca la garanzia, attraverso i documenti della qualità (Procedure gestionali, Istruzioni operative, Documenti di registrazione, Manuale della Qualità), che tutte le attività influenti sulla qualità dei prodotti o dei servizi siano tenuti sotto controllo e siano, possibilmente, migliorate.

In conclusione, far ricorso a un modello di valutazione esterno all’organizzazione, quali sono le ISO 9000, può essere un percorso consigliabile proprio a quelle organizzazioni che non sono ancora ben strutturate o che addirittura avrebbero bisogno di reingegnerizzazione. É questo un po’ il caso delle biblioteche italiane, che potrebbero trovare nella normativa ISO 9000 indicazioni utili per gestire la delicata fase di cambiamento che stanno attraversando. Senza contare che l’uso della normativa internazionale consentirebbe alle biblioteche italiane di acquisire logiche e metodologie di base ampiamente utilizzate all’estero. Inoltre, l’applicazione della normativa potrebbe servire per dare uno sbocco concreto alle attività formative, avviate negli ultimi tempi sulla Qualità in alcuni ambiti della Pubblica Amministrazione (Finanza, Scuola, Beni Culturali, Enti Locali), altrimenti destinate a non dare i risultati sperati in grado di avviare metodologie di miglioramento continuo.

6. I prodotti realizzati ad oggi

Abbiamo già detto che, nel momento in cui scriviamo, è prematuro fare una valutazione dei risultati raggiunti dalla BNCF. Tuttavia possiamo illustrare ciò che il "caso BNCF" ha prodotto in questi due anni di attività. Si tratta di elaborati che sono serviti come strumenti di lavoro per la realizzazione del suo Sistema Qualità. É quindi anche questo un patrimonio di esperienza e di conoscenze che la BNCF mette a disposizione delle altre biblioteche. In particolare il documento "Linee guida per l’applicazione della normativa ISO 9000 alla Biblioteca" potrebbe costituire la base su cui l’Ente Nazionale di Unificazione (UNI) potrebbe redigere delle linee guida per interpretare e applicare nelle biblioteche italiane la normativa ISO 9000. Così come le "Procedure di sistema" e il "Manuale della Qualità" possono essere degli esempi di come pianificare e implementare nelle biblioteche la "Assicurazione Qualità". Ma è essenzialmente la Carta dei servizi che, essendo stata prodotta mentre veniva realizzato il Sistema Qualità, costituisce l’elaborato forse più interessante ed originale. Infatti è stata concepita come un impegno verso gli utenti, sorretto da un Sistema Qualità che ne garantisce l’applicazione. Non casualmente al primo posto è stato messo il controllo delle attività che consentono di erogare i servizi della BNCF, a partire dalla Bibliografia Nazionale Italiana. E in quest’ottica la misurazione delle attività è stata (è) il punto focale per definire i livelli delle prestazioni offerte e il momento di collegamento con le attività del Sistema Qualità, in una logica d’integrazione fra sottosistemi in funzione della soddisfazione degli utenti.




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