Abstract

L’Ateneo di Catania allo scopo di attuare l’iniziativa n. 12 del Progetto Coordinato con l’Ateneo di Lecce sul "Servizio per l’acquisizione ed elaborazione elettronica dell’informazione", riguardante il vasto patrimonio librario posseduto, ha puntato alla costituzione del Catalogo Unico del suddetto patrimonio al fine di ottimizzare la sua fruibilità da parte dell’utenza. Dall’analisi della situazione di partenza del sistema bibliotecario d’Ateneo, all’interno del progetto si è dovuto predisporre un sotto – progetto: la retroconversione dei cataloghi cartacei.
Per quest’ultimo il Comitato Scientifico del Centro Biblioteche e Documentazione (CBD) con l’appoggio di una consulenza esterna ha analizzato le possibili metodologie adottabili (retroconversione mediante catalogazione derivata da una sola banca dati, da più banche dati o ridigitazione del catalogo) per la conversione in linea delle schede catalografiche. Considerata la qualità dei cataloghi cartacei, il Comitato Scientifico ha individuato come metodologia di retroconversione quello della catalogazione derivata da un’unica banca dati. La gara espletata ha assegnato i lavori al R.T.I. Ifnet - OCLC.

L’Ateneo di Catania allo scopo di attuare l’iniziativa n. 12 del Progetto Coordinato con l’Ateneo di Lecce sul "Servizio per l’acquisizione ed elaborazione elettronica dell’informazione", riguardante il vasto patrimonio librario posseduto (stimato in un milione di volumi)^[1], ha puntato principalmente alla costituzione del Catalogo Unico del suddetto patrimonio al fine di ottimizzare la sua fruibilità da parte dell’utenza (docenti, ricercatori e studenti).

Nonostante l’Ateneo catanese avesse già da tempo iniziato l’informatizzazione dei cataloghi delle biblioteche (fine anni ’80), la mancanza di un’idonea rete telematica che raggiungesse tutto l’Ateneo è stato senz’altro un ostacolo alla costituzione del Catalogo Unico. Un’accurata analisi dei cataloghi delle biblioteche dell’Università ha rivelato cataloghi in totale difformità l’uno dall’altro per qualità e stile di catalogazione. Inoltre solo alcune biblioteche si sono preoccupate di retroconvertire massicciamente tutto il posseduto. La situazione finale si presenta quindi con cataloghi difformi e solo parzialmente informatizzati.

Si è dovuto quindi predisporre in primo luogo un progetto di conversione retrospettiva dei cataloghi cartacei. La scelta operata è stata quella di completare il processo di retroconversione nelle principali biblioteche dell’Ateneo con l’obiettivo di costituire un Catalogo Unico partendo da un nucleo omogeneo al quale adeguare poi la parte già informatizzata.

Per la buona riuscita del progetto il Comitato Scientifico del Centro Biblioteche e Documentazione (CBD) con la consulenza esterna della dott.ssa Annamaria Tammaro^[2] ha analizzato le possibili metodologie adottabili per la conversione in linea delle schede catalografiche, individuando come metodologia di conversione retrospettiva quello della catalogazione derivata da un’unica banca dati.

La gara espletata ha assegnato i lavori al R.T.I. Ifnet - OCLC. Quest’ultimo consorzio possiede un enorme catalogo elettronico unitario (WorldCat) che contiene dati bibliografici su ogni genere di documento di cui oltre 43 milioni relativi ai libri di 14 mila biblioteche di tutto il mondo e quindi consente da un lato un ampio recupero^[3] e dall’altro un’omogeneità dei dati acquisiti e di conformità di questi agli standard di catalogazione internazionale. Inoltre OCLC è una delle poche banche dati esistenti che permetta un efficiente servizio di conversione retrospettiva dei cataloghi cartacei.

In dettaglio il servizio fornisce un software dove si immettono delle chiavi di ricerca automatica e i dati locali (se si ritiene necessario) per ogni titolo che deve essere derivato; i files creati in formato MS-Excel vengono poi inviati ad OCLC per il confronto con la base e il recupero dei record corrispondenti; inoltre il servizio inserisce in automatico i dati locali (per es.: collocazione del libro, inventario) nelle schede recuperate senza costi aggiuntivi e restituisce record catalografici completi già pronti per essere introdotti nel sistema automatizzato delle biblioteche. Il tutto avviene in modalità offline.

Infine la qualità dei dati catalografici è elevata: ogni scheda è completa di indice di classificazione Dewey e soggettazione esemplata sulla lista dei soggetti della Library of Congress.

Tutto ciò è dovuto ad un Comitato tecnico specializzato permanente che controlla accuratamente formati, punti di accesso ed authority files dei record catalografici creati dalle biblioteche full members prima di essere inseriti in WorldCat .

La catalogazione derivata utilizzando la banca dati di OCLC ed il servizio di RetroCon Batch Service si è dimostrato un processo veloce, economico e di qualità soprattutto rispetto ad altre modalità prese in considerazione, quali per esempio la ridigitazione del catalogo.

Questa modalità non garantiva di fatto la qualità del catalogo in quanto avrebbe riportato in linea gli errori e le incongruenze dei cataloghi cartacei. Inoltre sarebbe risultato un processo lento a causa delle correzioni da apportare alle schede per uniformare nel Catalogo Unico i diversi criteri di catalogazione utilizzati nel tempo.

Lo stesso ricorso al recupero delle schede dal Sistema Bibliotecario Nazionale (recupero che, tra l’altro, può essere fornito solamente ai soci che vi aderiscono) probabilmente non avrebbe garantito la stessa quantità di record recuperabili da OCLC perché la sua banca dati risulta notevolmente più ristretta^[4]. Dall’altro canto, SBN è una rete nazionale di biblioteche rispondenti a tipologie diverse il cui obiettivo è quello di fornire un servizio che si basa sulla gestione di un catalogo collettivo in linea. Tale gestione avviene attraverso una rete strutturata in Poli locali, dove ogni polo è costituito da un insieme più o meno numeroso di biblioteche che svolgono tutti i loro servizi tramite terminali collegati ad un sistema centrale denominato Indice e gestito dall’Istituto Centrale per il Catalogo Unico (ICCU). La mancanza, tuttavia, di uno staff permanente addetto a validare le descrizioni prima che vengano inserite nel database, non sembra assicurare la qualità del record catalografico.

L’adozione, infine, di questo sistema fa ritenere che la cattura delle descrizioni catalografiche sarebbe stato un processo più lento e costoso di quello invece adottato a seguito della gara.

Ovviamente nessuna banca dati può garantire il recupero del 100% dei cataloghi oggetto di conversione retrospettiva. L’analisi condotta su di un campione di dati fa ritenere che il recupero possa riguardare non meno del 70% del posseduto^[5].
 

Conclusioni

NOTE

^{[1] Progetto Coordinato Catania – Lecce, Iniziativa I12 progetto dettagliato.}

^{[2] Dott.ssa Annamaria Tammaro, "Progetto per la retroconversione dei cataloghi cartacei dell’Università degli studi di Catania", 17 luglio 1999.}

^{[3] Infatti un test realizzato nel maggio 1999 su un campione di schede catalografiche estratte dai cataloghi delle biblioteche, in cui era necessario l’intervento più consistente, ha evidenziato un recupero di circa il 70% del campione utilizzato.}

[4] SBN (Servizio bibliotecario nazionale) raccoglie circa 5 milioni di record tra documenti italiani ed esteri.

[5] Sulle modalità del recupero di quanto non rinvenuto nella banca dati di riferimento OCLC rimandiamo allo studio della dott.ssa Laura Sapuppo.
 
 

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