Avvio del programma: Cliccare due volte sull'icona Windows che lo indica, può o no comparire il logo (splash screen) vedi in prec.: "Tools" -> Options, General, Show splash screen.

Aprire un database: automaticamente apre l'ultimo file/database usato (se indicato così in "Tools" -> Options General, Reload last file, cfr. in prec.), il nome è indicato sulla cornice blu superiore accanto a Procite 5.

Aprire altro database: "File" -> Open e selezione in finestra nella cartella in cui stanno i database, es.: C:\programmi\procite5\database, oppure in "File" dalla lista dei file recentemente aperti, se è fra quelli.
(N.B. Se l’opzione di riapertura automatica dell’ultimo file utilizzato è selezionata e il file o database precedentemente usato si trovava su dischetto esterno ora assente, ProCite in apertura emette un messaggio di errore: nessun problema).

Aprire più di un database: più database possono essere aperti contemporaneamente, non c'è necessità di chiuderne uno ("File" -> Close) prima di aprirne un altro. Ma non si può lavorare su più database contemporaneamente (ricerche, stampe ...) salvo che per la funzione "Manoscritto" (cfr. Funzione di formattazione di un manoscritto).

Backup: si fa dall'esterno, ad es. con copy file di Windows o qualsiasi altro programma di utilità che serva alla bisogna. Una forma di risanamento di un database -e di riduzione di spazio occupato- si ottiene con Rebuild dal menu "Tools": occorre indicare quello da risanare -che non deve essere in uso- e quello nuovo da creare, il vecchio potrà poi venire eliminato.

Rinumerare: si possono rinumerare tutti i record: "Database" -> Renumber indicando: su quale criterio di ordinamento dei record basarlo, a partire da che soglia e con che intervallo (le impostazioni di default si toccano in "Tools" –> Options, Edit defaults, record IDs).